Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usługi. Więcej informacji w naszej Polityce plików cookies

Microsoft Flow

Dołącz do nas
Regulamin Bloga

Microsoft Flow jako doskonałe narzędzie do automatyzacji procesów i zadań

Wprowadzenie

Przez ostatnie dwa lata w usłudze Office 365 pojawiło się wiele ciekawych funkcjonalności: Office Groups, Planner, Teams, StaffHub i inne. Wśród bardziej promowanych znalazły się też takie, które mogły umknąć szerszemu gronu odbiorców i dlatego w poniższym artykule przedstawiam jedną z mniej znanych, a niewątpliwie ciekawych aplikacji wchodzących w skład Office 365 - Microsoft Flow.


Microsoft Flow w Office 365

Flow został wprowadzony w drugiej połowie 2016 roku. Microsoft opisuje narzędzie jako produkt, który ułatwia konfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy między ulubionymi aplikacjami, a także synchronizowanie plików, uzyskiwanie powiadomień, gromadzenie danych i wykonywanie wielu innych operacji. Postaram się przybliżyć jego działanie i zastosowanie z punktu widzenia użytkownika (aplikacja desktopowa i mobilna), a także opisać możliwości administracyjne.
 

Jak działa Flow?

Aplikację można uruchomić poprzez kliknięcie odpowiedniego kafelka w portalu użytkownika w Office 365. Do użycia Flow wystarczy mieć identyfikator Microsoft ID, nie jest wymagana subskrypcja Office 365. Dobrym sposobem na poznanie sposobu działania aplikacji oraz związanej z nią terminologii jest skorzystanie z dostępnych w sieci szablonów z predefinowanymi przepływami (flow). Do celów prezentacji wybrałem najczęściej używany przez użytkowników szablon. Wykorzystuje on dwa łączniki (connectors) – do Outlook oraz OneDrive dla Firm, a jego działanie polega na zapisywaniu wszystkich załączników z wiadomości e-mail na dysku OneDrive. Mamy zatem do czynienia z sytuacją, w której pojawienie się wiadomości w skrzynce odbiorczej użytkownika jest wyzwalaczem (trigger) uruchamianej operacji - wykonania instrukcji „Zastosuj do każdego” z akcją (action) zapisu załącznika do odpowiedniego folderu na OneDrive.


Opis szablonu

Wybrany szablon można edytować według własnych preferencji. Jest to dobry sposób na rozpoczęcie nauki tworzenia własnych przepływów.


Edycja szablonu

Wiele możliwości

W chwili pisania tego artykułu dostępnych jest prawie 170 łączników, a ich pełną listę można znaleźć pod adresem https://docs.microsoft.com/pl-pl/connectors/. Z popularniejszych aplikacji niezwiązanych z Microsoft dostępny jest m.in. Twitter, Facebook, Slack, Dropbox, Trello i Google Calendar. Do budowania przepływów można wykorzystać warunek (if-else), instrukcje (Apply to each i Do-until) i przełącznik (switch). Dzięki powyższym udogodnieniom możliwe jest budowanie nieco bardziej skomplikowanych przepływów niż przedstawiono w poprzednim akapicie. Przykładowe zastosowania to na przykład powiadomienie na telefonie o przyjściu wiadomości od konkretnego klienta i zapisanie załącznika w odpowiedniej bibliotece na Sharepoint, integracja kalendarza Google z Outlookowym z jednoczesną notatką w OneNote lub wysłanie wiadomości e-mail z nowymi tweetami, zawierającymi określone słowo kluczowe. W większości przypadków do codziennego zastosowania wystarczy wybór jednego z wielu dostępnych szablonów, ale dzięki blokowemu przedstawieniu przepływu budowa nowego nie powinna stanowić problemu dla użytkownika końcowego.

Aplikacja mobilna

Korzystanie z Flow jest możliwe również na urządzeniach przenośnych. Aplikacja mobilna jest dostępna do pobrania zarówno w Google Play dla urządzeń z systemem Android, jak i w Apple Store dla urządzeń z iOS. Po pobraniu należy zalogować się na swoje konto Office 365 lub konto Microsoft. Chociaż na urządzeniu mobilnym można wykonywać te same działania, które wykonuje się na komputerze, jednak podczas tworzenia lub edycji przepływów napotkałem problemy z płynnością działania i aplikacja czasami się zawieszała. Podstawowa funkcja aplikacji, czyli wysyłanie powiadomień działa bez zarzutu. Dzięki temu bez konfiguracji konta Outlook czy instalowania aplikacji Facebook możemy otrzymywać powiadomienia o przyjściu nowej wiadomości e-mail lub aktualizacjach na osi czasu.

Czy Flow może być wykorzystany jako integrator powiadomień? Z pewnością tak.


Aplikacja mobilna i powiadomienia

Administrowanie Flow

Do zarządzania Flow powstało osobne centrum administracyjne. Umożliwia ono m.in. zarządzanie środowiskami, które można tworzyć w różnych regionach powiązanych z centrami danych w tej lokalizacji geograficznej, co zapewnia wzrost wydajności. W celu lepszej kontroli udostępniania danych firmowych na zewnątrz organizacji można określić, które aplikacje mogą być wykorzystywane jako łączniki. Służą do tego zasady DLP (Data Loss Prevention Policy). Zasada może na przykład uniemożliwiać publikowanie poufnych danych w serwisach społecznościowych takich jak Twitter. Zasady ochrony przed utratą danych można utworzyć tylko dla wybranych środowisk. W centrum administracyjnym można też zobaczyć użytkowników, którzy korzystają z Flow, wraz z wymienionymi przepływami oraz liczbą przebiegów przypadających na każdy przepływ.

Microsoft Flow jest dostępne w trzech wersjach. Plany taryfowe wraz z ograniczeniami i cenami przedstawiono na poniższym rysunku.


Zestawienie planów Microsoft Flow

Jak widać, jedną z różnic między planami jest częstotliwość sprawdzeń. Oznacza to, że jeśli przepływ zostanie wyzwolony przed upływem określonego czasu od ostatniego przebiegu (np. w wersji bezpłatnej 5 minut), to zostanie on umieszczony w kolejce (do momentu upływu 5 minut).

Istnieją również następujące ograniczenia na każde konto we wszystkich planach:

  • 50 przepływów
  • 15 łączników niestandardowych
  • 20 połączeń na interfejs API i łącznie 100 połączeń

Wersje płatne można wypróbować przez okres 90 dni. Plany usług Dynamics 365 i Office 365, w których jest dostępny Microsoft Flow w wersji bezpłatnej to:

  • Dynamics 365 Enterprise Sales
  • Dynamics 365 Enterprise Field Service
  • Dynamics 365 Enterprise Marketing
  • Dynamics 365 Enterprise Customer Service
  • Dynamics 365 Enterprise Project Service Automation
  • Dynamics 365 Enterprise Operations
  • Dynamics 365 Business Edition Financials
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Education
  • Office 365 Education Plus
  • Office 365 Enterprise E1 *
  • Office 365 Enterprise E3 *
  • Office 365 Enterprise E5

Microsoft Flow w Planie 2 dostępny jest w:

  • Dynamics 365 Enterprise, Plan 2
  • Dynamics 365 Enterprise, Plan 1
  • Dynamics 365 Business Edition Plan

Podsumowanie

Flow jest idealnym przykładem pokazującym dynamikę zmian w Office 365. Microsoft coraz bardziej otwiera się na inne systemy i aplikacje, aby umożliwić biznesowym użytkownikom jak najefektywniejszą pracę oraz poprawić wygodę korzystania z wielu rozwiązań niewspółpracujących ze sobą wcześniej.

Użytkowników, którzy chcą szerzej poznać możliwości narzędzia, zachęcam do zapoznania się z pełną dokumentacją, natomiast tym lubiącym być na bieżąco polecam blog.

Komentarze
Piotr Bieliński
3 listopada 2017
Dzięki :) Ja zapisywałem sobie załączniki do OneDrive, a teraz tak przekonfigurowałem, żeby załączniki dotyczące danego projektu/klienta wpadały do odpowiedniego folderu do OneDrive. No i fajnie też jest mieć skonfigurowane powiadomienie, że przyszedł mail od np. dyrektora jeśli masz wyłączoną synchronizację Outlooka na komórce poza godzinami pracy.

suvroc
2 listopada 2017
Ciekawy artykuł. Czy udało Ci się znaleźć jakieś sensowne zastosowania Flow w codziennej pracy? U mnie też dobrze sprawował się Zapier