obieg faktur

Obieg faktur to dodatek do oprogramowania Microsoft Office SharePoint Server 2007, który wspomaga przyjmowanie i obsługę faktur przychodzących do firmy.

Wszystkie przychodzące faktury są skanowane do biblioteki SharePoint’a, opisywane według określonych kryteriów i przesyłane zdefiniowanej lub wybranej osobie do akceptacji. Osoba akceptująca, po otrzymaniu powiadomienia o nowej fakturze może ją zaakceptować, odesłać lub przesłać innej osobie do akceptacji. Obieg faktury może być zorganizowany w dowolny sposób, w zależności od obowiązujących w firmie procedur. W module mogą być zaszyte dodatkowe reguły biznesowe, decydujące o przepływie pracy, np. faktury do 1000 zł mogą być akceptowane przez zainteresowanego pracownika działu, a powyżej 1000 zł przez jego przełożonego. Akceptacja może być potwierdzona dodaniem do faktury podpisu pracownika i w miarę potrzeby jej wydrukiem.

Główne zalety:

Wszystkie przychodzące faktury są ewidencjonowane i archiwizowane.
Krótszy czas akceptacji faktur.
Zwiększona kontrola wydatków i płatności.
Proste wyszukiwanie faktur według słów kluczowych.

W module wyszczególnione są następujące etapy obiegu faktury:

Umieszczenie faktury w bibliotece SharePoint - zeskanowanie faktury i umieszczenie jej na serwerze SharePoint'a w odpowiedniej bibliotece
Rejestracja faktury w systemie - wypełnienie formularza rejestracji danymi faktury i przesłanie jej do odpowiedniej asystentki (lub kilku asystentek)
Przekazanie faktury do zatwierdzenia - przekazanie przez asystentkę faktury odpowiedniemu dyrektorowi (lub dyrektorom)
Akceptacja faktury - zaakceptowanie faktury przez osobę (osoby), którą wybrała asystentka i przesłanie jej do wyznaczonej osoby zatwierdzającej (dyrektor, prezes)
Zatwierdzenie faktury - ostateczne zatwierdzenie faktury przez upoważnionego do tego dyrektora lub prezesa
Przesłanie informacji o zatwierdzeniu faktury osobie, która daną fakturę zarejestrowała w systemie

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego produktu >> pobierz broszurę