4Data Management.
Jeden system - dziesiątki zastosowań

W dwóch poprzednich artykułach (Dlaczego warto uporządkować dane w organizacji  oraz 4Data Management jako skuteczne narzędzie do realizacji koncepcji Master Data Management) wyjaśniałem czym jest i do czego służy oprogramowanie 4Data Management. Jego możliwości jednak znacznie wykraczają poza centralizację i zarządzanie danymi, kojarzone z audytem i regulacjami RODO. Dzięki szerokim możliwościom dopasowania do potrzeb klienta, 4Data Management może być odpowiedzią na nietypowe wyzwania związane z przepływem danych, które stoją przed przedsiębiorstwami.

Globalna książka adresowa dla wielu baz danych

Po pierwsze, 4Data Management może stanowić centralną bazę danych kontaktowych w organizacji. System może przechowywać bądź przetwarzać dane kontaktowe klientów i partnerów biznesowych, jak również osób związanych z samą organizacją: pracowników oraz kontraktorów. Globalna książka adresowa, podobnie jak lista adresów w aplikacji Outlook, przechowywałaby informacje kontaktowe wszystkich zatrudnionych osób w firmie. W przypadku pojedynczej firmy wyszukiwanie informacji kontaktowych do drugiej osoby nie powinno być szczególnie czasochłonne. Sytuacja ulega zmianie, gdy firma przechodziła niedawno fuzję z drugą jednostką, bądź znacząco przekształcała swoje struktury. W takim przypadku wystarczy dodać dodatkowe źródło danych (np. w postaci bazy kontaktów z przejętej organizacji), a 4Data Management sam zsynchronizuje telefony oraz e-maile, aby pracownicy mieli dostęp do aktualnych i odświeżonych danych za pomocą omawianej aplikacji. Na życzenie klienta możliwa jest integracja 4DM z praktycznie każdym systemem.  Synchronizacja może objąć nie tylko imiona i nazwiska, ale również adresy e-mail, aliasy, pseudonimy oraz dodatkowe numery kontaktowe.

Narzędzie do inwentaryzacji produktów

Organizacje, które posiadają kilka systemów do ewidencjonowania oferowanych klientom produktów mogą z kolei napotkać problemy w skoordynowaniu ich ze sobą. W przypadku braku komunikacji między tymi systemami gromadzenie aktualnych informacji może być utrudnione, a to prowadzi do pomyłek i nieprawidłowości. Gdy prowadzona jest także sprzedaż za pomocą sklepu internetowego, bardzo pracochłonne staje się utrzymywanie jednego standardu danych oraz odpowiednich specyfikacji dla wszystkich pozycji. Wszystkie wymienione sytuacje sprawiają, że jakość i czas realizacji zamówień nie spełnia założeń i oczekiwań.

W takiej sytuacji 4Data Management może pomóc w zarządzaniu procesami tworzenia produktów. Dzięki połączeniu z pozostałymi systemami, 4DM umożliwia zebranie wszystkich informacji o produktach z różnych systemów, pozwalając stworzyć kompletną bazę danych dla klientów i pracowników. Dzięki odpowiedniej automatyzacji informacje te mogłyby być sprawnie publikowane np. na stronach internetowych, co usprawniłoby np. proces dodawania lub aktualizacji produktów. Z pomocą Power BI, 4Data Management może także wspomóc przygotowanie rzetelnych raportów z wielu systemów, dając całościowy obraz stanu produktów.

Narzędzie wspomagające działania marketingowe oraz sprzedażowe

Jeszcze jednym zastosowaniem 4Data Management, które wydaje się nieoczywiste, jest wykorzystanie omawianego systemu w działach handlowych. Marketerzy z pewnością doceniają znaczenie rzetelnych danych geograficznych oraz informacji o wielkości klientów, z którymi organizacja utrzymuje relacje biznesowe. Dane te można wykorzystać w analizie nabywców oraz segmentacji rynku, którą również można przeprowadzić w oparciu o rzetelną bazę danych zebranych dzięki 4DM. System ten pomoże także ustalić, do których klientów warto kierować działania promocyjne i kontaktowe oraz jak powinny one wyglądać. Dział sprzedaży z kolei skorzysta na informacjach dotyczących wielkości zamówień, ich częstotliwości oraz wolumenie transakcji, gdy będzie prowadzić rozmowy z klientami.

Podsumowanie

Podsumowując, 4Data Management posiada zdecydowanie więcej zastosowań niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Pełnienie roli hub’a w procesie przepływu danych jest jego podstawową funkcją, wokół której ogniskuje się większość funkcjonalności. 4Data Management jednakże znajdzie swoje miejsce także w organizacjach, których potrzeby wykraczają poza synchronizację danych z różnych źródeł. System jest niezastąpiony do tworzenia organizacyjnej, zawsze aktualnej książki adresowej, rzetelnego repozytorium informacji dla raportowania z wykorzystaniem Power BI oraz wspierania działań zespołów odpowiedzialnych za marketing i sprzedaż w organizacji.