APN Mail Archives - archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

Paweł Czarnecki

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange
16 kwietnia, 2019 Katarzyna Sobczak

Zapewne znasz problemy związane z przeładowaną skrzynką pocztową – zanim otworzy się program zdążysz zaparzyć herbatę, a przeszukanie poczty stanowi nie lada wyzwanie. Jeśli szukałeś wiadomości, której w żaden sposób nie mogłeś znaleźć, to nie są Ci obce również problemy związane z archiwizacją.

Czy pogodzenie się z takim stanem rzeczy to jedyne, co można zrobić? Na szczęście nie.

Z pomocą przychodzi APN Mail Archives. Aplikacja ta pozwala archiwizować wiadomości serwera poczty Microsoft Exchange i przenosić je do dedykowanego Systemu w Twojej organizacji. Dzięki temu nie tylko odciążysz skrzynkę i zarchiwizujesz starsze wiadomości, ale także zapewnisz użytkownikom możliwość korzystania ze zgromadzonych maili z dowolnego miejsca i urządzenia. Aplikacja działa dwutorowo: tworzy kopię wiadomości z serwera pocztowego oraz przetwarza zgromadzone elementy i odciąża skrzynki użytkowników dzięki politykom archiwizacji.

Wszystkie zarchiwizowane wiadomości w dalszym ciągu będą dostępne z poziomu klienta pocztowego, np. Outlook.

Użytkownicy, audytorzy i administrator

Dodatkowym atutem aplikacji APN Mail Archives jest możliwość nadawania użytkownikom określonych ról: użytkownika, audytora i administratora.

Użytkownik

Podstawową rolą jest użytkownik skrzynki pocztowej. Posiada on dostęp do tych samych elementów, z których korzystał na własnej skrzynce oraz może przeglądać elementy skrzynek udostępnionych, do których posiada uprawnienia.

Po zalogowaniu do panelu APN Mail Archives użytkownik może odnaleźć wiadomości korzystając z wyszukiwania po temacie, adresacie, nadawcy lub frazie. Może również wyświetlić wszystkie maile otrzymane w określonym przedziale czasowym.

Audytor

Dodatkową funkcjonalnością jest możliwość przypisania wybranemu użytkownikowi uprawnień audytora, dzięki którym zyska on możliwość przeglądania wiadomości ze wszystkich skrzynek pocztowych znajdujących się w systemie archiwizacji. Może przeglądać je pojedynczo (zobaczy listę wszystkich maili we wskazanej skrzynce) lub zbiorczo. Ta druga możliwość przydaje się w sytuacji, gdy zależy nam na zidentyfikowaniu wszystkich wiadomości zawierających określoną frazę, np. „dane osobowe”.

Administrator

Administrator aplikacji posiada wszystkie uprawnienia i możliwości użytkownika, dodatkowo może również administrować systemem: może definiować politykę przetwarzania wiadomości, sposób pobierania wiadomości z serwera Exchange oraz ustalać harmonogram zadań.

Jak działa archiwizacja?

System APN Mail Archives archiwizuje wiadomości ze skrzynek użytkowników na podstawie zdefiniowanych polityk. Administrator może zdefiniować następujące ustawienia archiwizacji:

  • Całe skrzynki lub wybrane foldery – ustawienie to jest przydatne w sytuacji, gdy użytkownicy posiadają foldery z wiadomościami, z których korzystają rzadko, ale nie mogą sobie pozwolić na ich utratę.
  • Pełna archiwizacja lub archiwizacja samych załączników – jeśli użytkownicy nie przesyłają wielu maili, jednak rozmiary załączników są spore, mogą one zabierać przestrzeń i spowalniać działanie skrzynki. W takiej sytuacji warto rozważyć archiwizację samych załączników.

Wiadomości, które zostały zarchiwizowane dalej są widoczne w kliencie pocztowym użytkownika, jednak są to wyłącznie wiadomości z nagłówkami. W treści takiej wiadomości widnej informacja o polityce, za sprawą której wiadomość ta została zarchiwizowana oraz link przekierowujący do pełnej treści wiadomości w systemie APN Mail Archives. W przypadku archiwizacji samych załączników pełna treść wiadomości pozostaje w skrzynce użytkownika, a jedynie załączniki dostępne są po kliknięciu dołączonego do wiadomości linku i zalogowaniu do systemu.

Archiwizacja skrzynek może zostać uruchomiona na podstawie poniższych kryteriów:

  • Rozmiar skrzynki – pozwala na archiwizację wiadomości na skrzynkach o określonej pojemności. Warto dobrać te parametry rozważnie, ponieważ zbyt duża skrzynka może utrudniać korzystanie z poczty.
  • Wielkość wiadomości – opcja ta umożliwia archiwizację wiadomości o określonej wielkości. Zależnie od potrzeb, możemy np. archiwizować wyłącznie wiadomości większe niż 5MB. Pozwala to na zachowanie maili o niewielkich rozmiarach w domyślnej skrzynce.
  • Wiek wiadomości – ustawienie umożliwiające archiwizację tych wiadomości, które są starsze niż np. 90 dni. Dzięki temu użytkownicy mają nieprzerwany dostęp do bieżących wiadomości, a historyczne nie zajmują przestrzeni.

Po ustaleniu powyższych parametrów system automatycznie przetworzy wybrane wiadomości na skrzynkach użytkowników, zmniejszając zajmowane przez nie miejsce na urządzeniach i serwerach pocztowych.

Dobrą praktyką jest ustalenie polityk dla każdej grupy pracowników (np. pracownik działu HR czy finansów, dyrekcja) uwzględniając różne wielkości skrzynek i odmienny wiek wiadomości. Np. dla pracownika, którego pojemność skrzynki nie przekracza 3GB można zdefiniować politykę, która zarchiwizuje wiadomości starsze niż 90 dni. Natomiast w przypadku dyrektora, który dysponuje skrzynką o pojemności 10 GB system może zarchiwizować jedynie wiadomości starsze niż 180 dni.

Inny schemat archiwizacji dla różnych grup/kont

Po utworzeniu polityk należy je przypisać do wybranych kont/grup. Dzięki temu możemy zdefiniować zadania archiwizacji zależnie od preferencji i potrzeb różnych działów w organizacji, a nawet poszczególnych pracowników (kont). Co więcej, możemy również zaplanować zadania automatyczne i tworzyć grupy polityk przypisane do wybranych kont.

Np. w sytuacji, w której pierwsza polityka zarchiwizuje wiadomości starsze niż 90 dni, a skrzynka użytkownika dalej ma mało wolnej przestrzeni, może uruchomić się druga polityka, która np. zarchiwizuje zbyt duże załączniki lub wiadomości starsze niż 30 dni. Dzięki temu zapobiegamy przepełnieniu się skrzynki pocztowej, a pracownicy zachowują płynność pracy.

Archiwizacja wszystkich skrzynek? Niekoniecznie

System APN Mail Archives został zaprojektowany tak, by odpowiadał na potrzeby różnych osób z różnych organizacji. Z tego względu umożliwiliśmy dodawanie wyjątków i wykluczanie wybranych kont z procesu archiwizacji. Dzięki temu rozwiązaniu wiadomości ze wskazanych kont nie zostaną pobrane. Ustawienie to zalecane jest dla wybranych kont funkcyjnych, ale może służyć również zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa dzięki wykluczeniu z archiwizacji (a tym samym z przeglądu audytorskiego) np. kont Zarządu.

Archiwizacja cykliczna i w czasie rzeczywistym

Pobieranie wiadomości do systemu może odbywać się w czasie rzeczywistym lub według zaplanowanego harmonogramu, np. raz dziennie. W pierwszym przypadku system otrzymuje wszystkie wiadomości na bieżąco, dzięki czemu może być prowadzony audyt wszystkich przesyłanych wiadomości. W drugim przypadku system pobiera wiadomości według z określonego harmonogramu z pominięciem folderu spam i kosz. Dzięki temu do systemu trafiają tylko wartościowe wiadomości, ale z pewnym opóźnieniem. Wiadomość, która zostanie skasowana przed pobraniem przez system nie zostanie zapisana w archiwum.

 

Harmonogram archiwizacji

Administrator może zdefiniować dzień oraz godzinę wykonywania zadań archiwizacji zdefiniowanych w politykach. Warto pamiętać o tym, że harmonogram aktywuje wszystkie zadania jednocześnie, nie mamy możliwości zdefiniowania oddzielnych harmonogramów dla poszczególnych polityk. Zależnie od ilości i wielkości archiwizowanych zasobów, proces potrafi mocno obciążyć system, dlatego zalecane jest uruchamianie go po godzinach pracy.

Archiwizacja na żądanie

Uzupełnieniem automatycznej, zgodnej z harmonogramem archiwizacji jest możliwość ręcznego uruchomienia procesu. Najczęściej funkcję tę wykorzystuje się w celu natychmiastowego przetworzenia wybranych skrzynek pocztowych poza zdefiniowanym harmonogramem.

Administrator może manualnie uruchomić procesy, które:

  • zarchiwizują całą skrzynkę użytkownika/grupy (wyzwolone w ten sposób zadanie pobierze wszystkie wiadomości użytkownika/grupy – nie jest to pobranie wiadomości przyrostowo, jak ma to miejsce w innych trybach). Działanie to jest rekomendowane w sytuacji, gdy chcemy usunąć konto (ale potrzebujemy archiwum), zmieniła się lokalizacja docelowa lub wystąpił problem z wcześniej pobranymi wiadomościami.
  • uruchomią procesowanie polityk (uruchomienie polityk, które są przypisane do konta użytkownika/grupy). Działanie to pozwoli na włączenie tylko tych zadań, które są bezpośrednio powiązane z określonym użytkownikiem lub grupą.
  • przywrócą wiadomości z archiwum do bieżącej skrzynki pocztowej (bez możliwości ich powtórnego zarchiwizowania).

Okresy retencji

Jeśli nie potrzebujemy przechowywać elementów pocztowych starszych niż np. 10 lat, możemy ustawić retencję danych. Elementy starsze niż wskazany okres zostaną usunięte z systemu.

Okres retencji może zostać zdefiniowany domyślnie dla wszystkich użytkowników, lub też można stworzyć osobne reguły dla wybranych grup, a nawet pojedynczych kont pocztowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczamy gromadzenie zbędnych danych, a jednocześnie mamy możliwość precyzyjnego określenia czasu przechowywania wiadomości w archiwum.

Retencja dla wiadomości w skrzynkach pocztowych może obejmować swoim zakresem dni, miesiące i lata.

Podsumowanie

Aplikacja APN Mail Archives umożliwia tworzenie archiwum wiadomości w czasie rzeczywistym oraz zmniejszenie objętości skrzynek pocztowych i zapewnia płynniejsze ich działanie. Pozwala również odciążyć serwery Exchange dzięki precyzyjnie zdefiniowanym regułom archiwizacji i retencji. Dzięki kompresji i deduplikacji elementy przenoszone do archiwum mogą zajmować nawet kilkakrotnie mniej miejsca niż na źródłowych serwerach pocztowych. Dodatkowo, użytkownicy dalej mają dostęp do zarchiwizowanych wiadomości z poziomu klienta pocztowego oraz poprzez przystępny ekran przeglądania wiadomości w systemie APN Mail Archives. Aplikacja jest wyposażona w silnik wyszukiwania, który pomaga odnaleźć potrzebne wiadomości w dowolnym miejscu i czasie, z dowolnego urządzenia. Dzięki temu skrzynki pocztowe działają efektywniej, dostępna jest ich kopia zapasowa, a użytkownicy zachowują pełny dostęp do swoich wiadomości.

Podziel się

Autor: Paweł Czarnecki

Paweł Czarnecki

Specjalista Office 365 | Trener | Konsultant

W ostatnich latach realizuje projekty związane z systemami do komunikacji. Wdraża, migruje, wprowadza dobre praktyki oraz realizuje programy adopcji nowych technologii w firmach. Ponadto uczestniczy w spotkaniach biznesowych dotyczących dalszego rozwoju platform i narzędzi komunikacyjnych. Jego ulubionymi tematami są projekty edukacyjne (szkolenia i warsztaty) dla użytkowników oraz administratorów z zakresu pracy z wykorzystaniem narzędzi, tj. Teams, Skype for Business, Exchange. Poszerza swoją wiedzę z obszaru IT, aby pomóc klientom w transformacji organizacji od tradycyjnego rynku do nowoczesnego Cloud Environment.

Jest przekonany, że bycie Inżynierem jest procesem, nie stanowiskiem.

Zespół: Cloud Productivity

Ostatnie artykuły autora

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Spotkania (Teams Meeting) doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś w ramach zespołu, ale co w sytuacji, gdy musimy zorganizować spotkanie ze zdecydowanie większą liczbą uczestników i chcemy zachować kontrolę nad nim? Paweł Czarnecki wyjaśnia, jak może nam pomóc Microsoft Teams.

Teams Web Scheduler

Teams Web Scheduler

Jak tworzyć spotkania, nie posiadając dostępu do programu Outlook i nie widząc ikony kalendarza w Microsoft Teams? Z pomocą przychodzi Teams WebScheduler. Paweł Czarnecki pokazuje krok po kroku, jak przygotować takie rozwiązanie.

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

Przeładowana skrzynka pocztowa? Z pomocą przychodzi APN Mail Archives. Aplikacja ta tworzy kopię wiadomości z serwera pocztowego oraz przetwarza zgromadzone elementy i odciąża skrzynki użytkowników dzięki politykom archiwizacji. Paweł Czarnecki objaśnia możliwości, jakie daje system do backupu i archiwizacji poczty.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania, oferowania i świadczenia usług, marketingu własnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request, offer and provision of services, own marketing in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]