Zapewne znasz problemy związane z przeładowaną skrzynką pocztową – zanim otworzy się program zdążysz zaparzyć herbatę, a przeszukanie poczty stanowi nie lada wyzwanie. Jeśli szukałeś wiadomości, której w żaden sposób nie mogłeś znaleźć, to nie są Ci obce również problemy związane z archiwizacją.

Czy pogodzenie się z takim stanem rzeczy to jedyne, co można zrobić? Na szczęście nie.

Z pomocą przychodzi APN Mail Archives. Aplikacja ta pozwala archiwizować wiadomości serwera poczty Microsoft Exchange i przenosić je do dedykowanego Systemu w Twojej organizacji. Dzięki temu nie tylko odciążysz skrzynkę i zarchiwizujesz starsze wiadomości, ale także zapewnisz użytkownikom możliwość korzystania ze zgromadzonych maili z dowolnego miejsca i urządzenia. Aplikacja działa dwutorowo: tworzy kopię wiadomości z serwera pocztowego oraz przetwarza zgromadzone elementy i odciąża skrzynki użytkowników dzięki politykom archiwizacji.

Wszystkie zarchiwizowane wiadomości w dalszym ciągu będą dostępne z poziomu klienta pocztowego, np. Outlook.

Użytkownicy, audytorzy i administrator

Dodatkowym atutem aplikacji APN Mail Archives jest możliwość nadawania użytkownikom określonych ról: użytkownika, audytora i administratora.

Użytkownik

Podstawową rolą jest użytkownik skrzynki pocztowej. Posiada on dostęp do tych samych elementów, z których korzystał na własnej skrzynce oraz może przeglądać elementy skrzynek udostępnionych, do których posiada uprawnienia.

Po zalogowaniu do panelu APN Mail Archives użytkownik może odnaleźć wiadomości korzystając z wyszukiwania po temacie, adresacie, nadawcy lub frazie. Może również wyświetlić wszystkie maile otrzymane w określonym przedziale czasowym.

Audytor

Dodatkową funkcjonalnością jest możliwość przypisania wybranemu użytkownikowi uprawnień audytora, dzięki którym zyska on możliwość przeglądania wiadomości ze wszystkich skrzynek pocztowych znajdujących się w systemie archiwizacji. Może przeglądać je pojedynczo (zobaczy listę wszystkich maili we wskazanej skrzynce) lub zbiorczo. Ta druga możliwość przydaje się w sytuacji, gdy zależy nam na zidentyfikowaniu wszystkich wiadomości zawierających określoną frazę, np. „dane osobowe”.

Administrator

Administrator aplikacji posiada wszystkie uprawnienia i możliwości użytkownika, dodatkowo może również administrować systemem: może definiować politykę przetwarzania wiadomości, sposób pobierania wiadomości z serwera Exchange oraz ustalać harmonogram zadań.

Jak działa archiwizacja?

System APN Mail Archives archiwizuje wiadomości ze skrzynek użytkowników na podstawie zdefiniowanych polityk. Administrator może zdefiniować następujące ustawienia archiwizacji:

• Całe skrzynki lub wybrane foldery – ustawienie to jest przydatne w sytuacji, gdy użytkownicy posiadają foldery z wiadomościami, z których korzystają rzadko, ale nie mogą sobie pozwolić na ich utratę.
• Pełna archiwizacja lub archiwizacja samych załączników – jeśli użytkownicy nie przesyłają wielu maili, jednak rozmiary załączników są spore, mogą one zabierać przestrzeń i spowalniać działanie skrzynki. W takiej sytuacji warto rozważyć archiwizację samych załączników.

Wiadomości, które zostały zarchiwizowane dalej są widoczne w kliencie pocztowym użytkownika, jednak są to wyłącznie wiadomości z nagłówkami. W treści takiej wiadomości widnej informacja o polityce, za sprawą której wiadomość ta została zarchiwizowana oraz link przekierowujący do pełnej treści wiadomości w systemie APN Mail Archives. W przypadku archiwizacji samych załączników pełna treść wiadomości pozostaje w skrzynce użytkownika, a jedynie załączniki dostępne są po kliknięciu dołączonego do wiadomości linku i zalogowaniu do systemu.

Archiwizacja skrzynek może zostać uruchomiona na podstawie poniższych kryteriów:

• Rozmiar skrzynki – pozwala na archiwizację wiadomości na skrzynkach o określonej pojemności. Warto dobrać te parametry rozważnie, ponieważ zbyt duża skrzynka może utrudniać korzystanie z poczty.
• Wielkość wiadomości – opcja ta umożliwia archiwizację wiadomości o określonej wielkości. Zależnie od potrzeb, możemy np. archiwizować wyłącznie wiadomości większe niż 5MB. Pozwala to na zachowanie maili o niewielkich rozmiarach w domyślnej skrzynce.
• Wiek wiadomości – ustawienie umożliwiające archiwizację tych wiadomości, które są starsze niż np. 90 dni. Dzięki temu użytkownicy mają nieprzerwany dostęp do bieżących wiadomości, a historyczne nie zajmują przestrzeni.

Po ustaleniu powyższych parametrów system automatycznie przetworzy wybrane wiadomości na skrzynkach użytkowników, zmniejszając zajmowane przez nie miejsce na urządzeniach i serwerach pocztowych.

Dobrą praktyką jest ustalenie polityk dla każdej grupy pracowników (np. pracownik działu HR czy finansów, dyrekcja) uwzględniając różne wielkości skrzynek i odmienny wiek wiadomości. Np. dla pracownika, którego pojemność skrzynki nie przekracza 3GB można zdefiniować politykę, która zarchiwizuje wiadomości starsze niż 90 dni. Natomiast w przypadku dyrektora, który dysponuje skrzynką o pojemności 10 GB system może zarchiwizować jedynie wiadomości starsze niż 180 dni.

Inny schemat archiwizacji dla różnych grup/kont

Po utworzeniu polityk należy je przypisać do wybranych kont/grup. Dzięki temu możemy zdefiniować zadania archiwizacji zależnie od preferencji i potrzeb różnych działów w organizacji, a nawet poszczególnych pracowników (kont). Co więcej, możemy również zaplanować zadania automatyczne i tworzyć grupy polityk przypisane do wybranych kont.

Np. w sytuacji, w której pierwsza polityka zarchiwizuje wiadomości starsze niż 90 dni, a skrzynka użytkownika dalej ma mało wolnej przestrzeni, może uruchomić się druga polityka, która np. zarchiwizuje zbyt duże załączniki lub wiadomości starsze niż 30 dni. Dzięki temu zapobiegamy przepełnieniu się skrzynki pocztowej, a pracownicy zachowują płynność pracy.

Archiwizacja wszystkich skrzynek? Niekoniecznie

System APN Mail Archives został zaprojektowany tak, by odpowiadał na potrzeby różnych osób z różnych organizacji. Z tego względu umożliwiliśmy dodawanie wyjątków i wykluczanie wybranych kont z procesu archiwizacji. Dzięki temu rozwiązaniu wiadomości ze wskazanych kont nie zostaną pobrane. Ustawienie to zalecane jest dla wybranych kont funkcyjnych, ale może służyć również zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa dzięki wykluczeniu z archiwizacji (a tym samym z przeglądu audytorskiego) np. kont Zarządu.

Archiwizacja cykliczna i w czasie rzeczywistym

Pobieranie wiadomości do systemu może odbywać się w czasie rzeczywistym lub według zaplanowanego harmonogramu, np. raz dziennie. W pierwszym przypadku system otrzymuje wszystkie wiadomości na bieżąco, dzięki czemu może być prowadzony audyt wszystkich przesyłanych wiadomości. W drugim przypadku system pobiera wiadomości według z określonego harmonogramu z pominięciem folderu spam i kosz. Dzięki temu do systemu trafiają tylko wartościowe wiadomości, ale z pewnym opóźnieniem. Wiadomość, która zostanie skasowana przed pobraniem przez system nie zostanie zapisana w archiwum.

Harmonogram archiwizacji

Administrator może zdefiniować dzień oraz godzinę wykonywania zadań archiwizacji zdefiniowanych w politykach. Warto pamiętać o tym, że harmonogram aktywuje wszystkie zadania jednocześnie, nie mamy możliwości zdefiniowania oddzielnych harmonogramów dla poszczególnych polityk. Zależnie od ilości i wielkości archiwizowanych zasobów, proces potrafi mocno obciążyć system, dlatego zalecane jest uruchamianie go po godzinach pracy.

Archiwizacja na żądanie

Uzupełnieniem automatycznej, zgodnej z harmonogramem archiwizacji jest możliwość ręcznego uruchomienia procesu. Najczęściej funkcję tę wykorzystuje się w celu natychmiastowego przetworzenia wybranych skrzynek pocztowych poza zdefiniowanym harmonogramem.

Administrator może manualnie uruchomić procesy, które:

• zarchiwizują całą skrzynkę użytkownika/grupy (wyzwolone w ten sposób zadanie pobierze wszystkie wiadomości użytkownika/grupy – nie jest to pobranie wiadomości przyrostowo, jak ma to miejsce w innych trybach). Działanie to jest rekomendowane w sytuacji, gdy chcemy usunąć konto (ale potrzebujemy archiwum), zmieniła się lokalizacja docelowa lub wystąpił problem z wcześniej pobranymi wiadomościami.
• uruchomią procesowanie polityk (uruchomienie polityk, które są przypisane do konta użytkownika/grupy). Działanie to pozwoli na włączenie tylko tych zadań, które są bezpośrednio powiązane z określonym użytkownikiem lub grupą.
• przywrócą wiadomości z archiwum do bieżącej skrzynki pocztowej (bez możliwości ich powtórnego zarchiwizowania).

Okresy retencji

Jeśli nie potrzebujemy przechowywać elementów pocztowych starszych niż np. 10 lat, możemy ustawić retencję danych. Elementy starsze niż wskazany okres zostaną usunięte z systemu.

Okres retencji może zostać zdefiniowany domyślnie dla wszystkich użytkowników, lub też można stworzyć osobne reguły dla wybranych grup, a nawet pojedynczych kont pocztowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczamy gromadzenie zbędnych danych, a jednocześnie mamy możliwość precyzyjnego określenia czasu przechowywania wiadomości w archiwum.

Retencja dla wiadomości w skrzynkach pocztowych może obejmować swoim zakresem dni, miesiące i lata.

Podsumowanie

Aplikacja APN Mail Archives umożliwia tworzenie archiwum wiadomości w czasie rzeczywistym oraz zmniejszenie objętości skrzynek pocztowych i zapewnia płynniejsze ich działanie. Pozwala również odciążyć serwery Exchange dzięki precyzyjnie zdefiniowanym regułom archiwizacji i retencji. Dzięki kompresji i deduplikacji elementy przenoszone do archiwum mogą zajmować nawet kilkakrotnie mniej miejsca niż na źródłowych serwerach pocztowych. Dodatkowo, użytkownicy dalej mają dostęp do zarchiwizowanych wiadomości z poziomu klienta pocztowego oraz poprzez przystępny ekran przeglądania wiadomości w systemie APN Mail Archives. Aplikacja jest wyposażona w silnik wyszukiwania, który pomaga odnaleźć potrzebne wiadomości w dowolnym miejscu i czasie, z dowolnego urządzenia. Dzięki temu skrzynki pocztowe działają efektywniej, dostępna jest ich kopia zapasowa, a użytkownicy zachowują pełny dostęp do swoich wiadomości.