Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Artur Grzybowski

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych
6 grudnia, 2018 Katarzyna Sobczak
Dlaczego warto uporzadkowac dane podstawowe w bazach danych

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Dla wielu firm koniec roku to czas największych obrotów oraz intensyfikacji działań z klientami. W jednej z firm przeprowadzano kampanię marketingową połączoną z kontaktem sprzedawców. Każdy ze wspomnianych działów dysponował własnym, oddzielnie utrzymywanym systemem CRM, w którym trzymano informacje kontaktowe. System marketingu był odświeżany codziennie, a drugi aktualizowano co dwa dni. Spowodowało to rozbieżności w danych po stronie sprzedaży. Efektem końcowym była nieprzyjemna sytuacja, w której wszyscy klienci otrzymali informację o produktach wraz z zapowiedzią kontaktu od sprzedawcy, lecz do części z nich nikt później nie zadzwonił z powodu braku odpowiednich danych w systemie sprzedażowym.

Czym są wobec tego dane podstawowe w organizacji?

Są to dane zaufane o klientach, produktach, pracownikach czy materiałach oraz inne dane pokrewne. Zagadnienie zarządzania danymi tego typu realizuje się w systemach Master Data Management.

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w repozytoriach danych?

Rozbieżności w danych, które gromadzimy i przetwarzamy w firmie mogą negatywnie wpływać na codzienną pracę i realizację zadań w wielu obszarach, osłabiać efektywność procesów biznesowych i operacyjnych oraz oddziaływać na to, czy pozostajemy w zgodzie z regulacjami.

  1. Zmniejszenie wydatków: Jeśli organizacja posiada dobre i sprawdzone rozwiązania systemowe, wydaje mniejsze środki na konserwację oraz ich naprawę, jednakże jest to tylko połowa sukcesu. Drugą połowę stanowią posegregowane dane. Dzięki temu można wyeliminować problemy, które z dużym prawdopodobieństwem pojawią się w rozwiązaniach biznesowych czy aplikacjach. Zapobiegamy również zbędnemu wykorzystywaniu czasu oraz środków bądź powieleniu informacji, które już istnieją.
  2. Zwiększenie produktywności: jeśli dostęp do danych jest prosty, łatwy i intuicyjny, firma jako całość będzie efektywniej działać. Dotyczy to szczególnie firm większych. Szybszy dostęp do danych skraca czas potrzebny na wyszukanie informacji, pozwalając pracownikom optymalnie wykonywać swoją pracę. Czas spędzony na poszukiwaniu danych można przeznaczyć na faktyczną pracę nad zadaniami biznesowymi. Pracownicy mogą również łatwiej przyswajać oraz przekazywać informacje. Co więcej, ułatwiony jest także dostęp do wcześniejszych zmian danych, jak również podgląd historii edycji danych.

Dobrym wzorem niech będzie zbiór danych kontaktowych do kontrahentów. Z pomocą odpowiednio uporządkowanych danych nabywców mamy pewność, że nasze działania sprzedażowe trafią do właściwych osób, a operacje pionu sprzedaży nie będą zaburzone poprzez problem nieaktualnych informacji kontaktowych.

  1. Podniesienie bezpieczeństwa: Obecnie dane osobowe są w ciągłym ruchu, użytkowane przez dużą liczbę osób w organizacjach. W okresie przechowywania informacji o kartach kredytowych, osobistym adresie, numerach telefonów oraz innych wrażliwych danych, najważniejsze jest, aby dane te były chronione najlepszym możliwym zabezpieczeniem. Jeśli wspomniane dane nie są właściwie zarządzane i zabezpieczone, mogą wpaść w niepowołane ręce. Znajomość reguł przepływu informacji oraz sposobów ich wykorzystywania znacznie ułatwiają znalezienie słabych punktów w całym procesie i pozwalają na ich zabezpieczenie przed wyciekiem.
  2. Płynne operacje: system operacyjny, który działa bez przestojów, to marzenie każdego biznesu. Wprowadzanie danych do bazy może spowodować, że operacje spowolnią, a dane nie będą synchronizowane na bieżąco. Jeżeli dane będą wprowadzane zbyt późno, bądź nie zostaną poprawnie wprowadzone, firma zostanie wystawiona na straty. Niedostrzeżenie nowego trendu, brak danych do prognozowania sprzedaży w najbliższej przyszłości może spowodować, że szanse rynkowe nie zostaną wykorzystane. Jest to sytuacja, na którą nie można sobie pozwolić.

Za przykład niech posłuży klient, który dokonuje transakcji na dwa sposoby. Raz, gdy płaci kartą służbową, a drugi raz gdy kupuje prywatnie i płaci kartą do konta osobistego. W systemie generuje to dwie pozycje, które skompilowane razem mogłyby przekazywać zupełnie inny profil konsumenta. Jeżeli więcej osób jest zapisywanych w podobny sposób, różnice między otrzymywanymi raportami a stanem rzeczywistym mogą okazać się znaczące, a system będzie przetwarzać znacznie większe ilości danych bez powiązania ich ze sobą w funkcjonalne relacje.

  1. Lepsze podejmowanie decyzji: gdy wszystko jest na swoim miejscu i wszyscy wiedzą, gdzie mają szukać danych, jakość decyzji znacznie się poprawia. Z natury ludzie mają różne sposoby przetwarzania informacji, ale scentralizowany system zapewnia ramy do planowania, organizowania i delegowania. Dodatkowo, dobry system zapewni pozytywne opinie użytkowników, co z kolei doprowadzi do wymiernych korzyści dla firmy w dłuższej perspektywie.

Uporządkowane dane to bezpieczeństwo danych, a także świadomość procesów i utylizacji danych w odpowiednich komórkach firmy.

W następnym artykule zaprezentuję nasze rozwiązanie, które pozwala wyeliminować rozbieżności i ustanowić ład w danych pochodzących z różnych źródeł.

Podziel się

Autor: Artur Grzybowski

Artur Grzybowski

Artur Grzybowski

Absolwent Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Od 2017 roku pracuje w APN Promise, gdzie zajmuje się doradztwem w zakresie doboru optymalnych rozwiązań oraz produktów dla biznesu. W wolnych chwilach pasjonat podróży i języków obcych.

Ostatnie artykuły autora

4Data Management. Jeden system – dziesiątki zastosowań

4Data Management. Jeden system – dziesiątki zastosowań

Utrzymywanie zgodności danych jest dla każdej organizacji kluczowe nie tylko z uwagi na RODO, ale również z perspektywy działań operacyjnych. Artur Grzybowski podpowiada, w jaki sposób można wykorzystać zgromadzone dane, aby usprawnić działania sprzedażowe, marketingowe i finansowe.

4Data Management jako skuteczne narzędzie do realizacji koncepcji Master Data Management

4Data Management jako skuteczne narzędzie do realizacji koncepcji Master Data Management

Celem Master Data Management jest zapewnienie wysokiej jakości, aktualności i dostępności danych podstawowych wykorzystywanych przez różne systemy. Artur Grzybowski opisuje, w jaki sposób 4Data Management realizuje te zadania.

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Czy uporządkowanie danych podstawowych w firmie może przełożyć się na zwiększenie efektywności? Artur Grzybowski podaje 5 powodów, dla których warto mieć porządek w bazach danych.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]