Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Artur Grzybowski

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych
Grudzień 6, 2018 Katarzyna Sobczak
Dlaczego warto uporzadkowac dane podstawowe w bazach danych

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Dla wielu firm koniec roku to czas największych obrotów oraz intensyfikacji działań z klientami. W jednej z firm przeprowadzano kampanię marketingową połączoną z kontaktem sprzedawców. Każdy ze wspomnianych działów dysponował własnym, oddzielnie utrzymywanym systemem CRM, w którym trzymano informacje kontaktowe. System marketingu był odświeżany codziennie, a drugi aktualizowano co dwa dni. Spowodowało to rozbieżności w danych po stronie sprzedaży. Efektem końcowym była nieprzyjemna sytuacja, w której wszyscy klienci otrzymali informację o produktach wraz z zapowiedzią kontaktu od sprzedawcy, lecz do części z nich nikt później nie zadzwonił z powodu braku odpowiednich danych w systemie sprzedażowym.

Czym są wobec tego dane podstawowe w organizacji?

Są to dane zaufane o klientach, produktach, pracownikach czy materiałach oraz inne dane pokrewne. Zagadnienie zarządzania danymi tego typu realizuje się w systemach Master Data Management.

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w repozytoriach danych?

Rozbieżności w danych, które gromadzimy i przetwarzamy w firmie mogą negatywnie wpływać na codzienną pracę i realizację zadań w wielu obszarach, osłabiać efektywność procesów biznesowych i operacyjnych oraz oddziaływać na to, czy pozostajemy w zgodzie z regulacjami.

  1. Zmniejszenie wydatków: Jeśli organizacja posiada dobre i sprawdzone rozwiązania systemowe, wydaje mniejsze środki na konserwację oraz ich naprawę, jednakże jest to tylko połowa sukcesu. Drugą połowę stanowią posegregowane dane. Dzięki temu można wyeliminować problemy, które z dużym prawdopodobieństwem pojawią się w rozwiązaniach biznesowych czy aplikacjach. Zapobiegamy również zbędnemu wykorzystywaniu czasu oraz środków bądź powieleniu informacji, które już istnieją.
  2. Zwiększenie produktywności: jeśli dostęp do danych jest prosty, łatwy i intuicyjny, firma jako całość będzie efektywniej działać. Dotyczy to szczególnie firm większych. Szybszy dostęp do danych skraca czas potrzebny na wyszukanie informacji, pozwalając pracownikom optymalnie wykonywać swoją pracę. Czas spędzony na poszukiwaniu danych można przeznaczyć na faktyczną pracę nad zadaniami biznesowymi. Pracownicy mogą również łatwiej przyswajać oraz przekazywać informacje. Co więcej, ułatwiony jest także dostęp do wcześniejszych zmian danych, jak również podgląd historii edycji danych.

Dobrym wzorem niech będzie zbiór danych kontaktowych do kontrahentów. Z pomocą odpowiednio uporządkowanych danych nabywców mamy pewność, że nasze działania sprzedażowe trafią do właściwych osób, a operacje pionu sprzedaży nie będą zaburzone poprzez problem nieaktualnych informacji kontaktowych.

  1. Podniesienie bezpieczeństwa: Obecnie dane osobowe są w ciągłym ruchu, użytkowane przez dużą liczbę osób w organizacjach. W okresie przechowywania informacji o kartach kredytowych, osobistym adresie, numerach telefonów oraz innych wrażliwych danych, najważniejsze jest, aby dane te były chronione najlepszym możliwym zabezpieczeniem. Jeśli wspomniane dane nie są właściwie zarządzane i zabezpieczone, mogą wpaść w niepowołane ręce. Znajomość reguł przepływu informacji oraz sposobów ich wykorzystywania znacznie ułatwiają znalezienie słabych punktów w całym procesie i pozwalają na ich zabezpieczenie przed wyciekiem.
  2. Płynne operacje: system operacyjny, który działa bez przestojów, to marzenie każdego biznesu. Wprowadzanie danych do bazy może spowodować, że operacje spowolnią, a dane nie będą synchronizowane na bieżąco. Jeżeli dane będą wprowadzane zbyt późno, bądź nie zostaną poprawnie wprowadzone, firma zostanie wystawiona na straty. Niedostrzeżenie nowego trendu, brak danych do prognozowania sprzedaży w najbliższej przyszłości może spowodować, że szanse rynkowe nie zostaną wykorzystane. Jest to sytuacja, na którą nie można sobie pozwolić.

Za przykład niech posłuży klient, który dokonuje transakcji na dwa sposoby. Raz, gdy płaci kartą służbową, a drugi raz gdy kupuje prywatnie i płaci kartą do konta osobistego. W systemie generuje to dwie pozycje, które skompilowane razem mogłyby przekazywać zupełnie inny profil konsumenta. Jeżeli więcej osób jest zapisywanych w podobny sposób, różnice między otrzymywanymi raportami a stanem rzeczywistym mogą okazać się znaczące, a system będzie przetwarzać znacznie większe ilości danych bez powiązania ich ze sobą w funkcjonalne relacje.

  1. Lepsze podejmowanie decyzji: gdy wszystko jest na swoim miejscu i wszyscy wiedzą, gdzie mają szukać danych, jakość decyzji znacznie się poprawia. Z natury ludzie mają różne sposoby przetwarzania informacji, ale scentralizowany system zapewnia ramy do planowania, organizowania i delegowania. Dodatkowo, dobry system zapewni pozytywne opinie użytkowników, co z kolei doprowadzi do wymiernych korzyści dla firmy w dłuższej perspektywie.

Uporządkowane dane to bezpieczeństwo danych, a także świadomość procesów i utylizacji danych w odpowiednich komórkach firmy.

W następnym artykule zaprezentuję nasze rozwiązanie, które pozwala wyeliminować rozbieżności i ustanowić ład w danych pochodzących z różnych źródeł.

Podziel się

Autor: Artur Grzybowski

Artur Grzybowski

Artur Grzybowski

Absolwent Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Od 2017 roku pracuje w APN Promise, gdzie zajmuje się doradztwem w zakresie doboru optymalnych rozwiązań oraz produktów dla biznesu. W wolnych chwilach pasjonat podróży i języków obcych.

Ostatnie artykuły autora

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Dlaczego warto uporządkować dane podstawowe w bazach danych

Czy uporządkowanie danych podstawowych w firmie może przełożyć się na zwiększenie efektywności? Artur Grzybowski podaje 5 powodów, dla których warto mieć porządek w bazach danych.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!