Migracja archiwalnych skanów umów do nowego procesu WEBCON BPS

Mateusz Chodkowski

Migracja archiwalnych skanów umów do nowego procesu WEBCON BPS
15 października, 2018 Katarzyna Sobczak

Migracja archiwalnych skanów umów do nowego procesu WEBCON BPS

Proces cyfryzacji dokumentów przechowywanych dotychczas w formie papierowej, poza licznymi zaletami, wiąże się również z wyzwaniami, takimi jak migracja archiwalnych danych. Często klient chciałby nie tylko otrzymać działający system, ale odnaleźć w nim dane i pliki dotychczas przechowywane w formie papierowej lub za pośrednictwem innego systemu. Co zrobić z archiwalnymi danymi? Jak w prosty sposób migrować archiwalne dane do procesu WEBCON BPS?

Zaplecze techniczne

Klient na swoim środowisku ma zainstalowany SharePoint 2016 oraz WEBCON BPS. Developerzy utworzyli proces dot. tworzenia i akceptacji umów przez dział prawny klienta. Proces ten kończy się na kroku „Umowa aktywna” lub „Umowa nieaktywna”.

Problem

Klient posiada skany kilkuset archiwalnych umów w plikach PDF o nazwie w formacie „{LP}.{Data Zawarcia} {Nazwa kontrahenta}.pdf”, oraz plik w formacie MS Excel, gdzie w kolejnych wierszach opisane zostały właściwości umowy. Dane w pliku Excel mogą nie zawsze być kompletne. Co więcej, część plików z Excela nie ma odpowiadających im plików PDF i takie pozycje nie mają być migrowane.

Użytkownik chciałby mieć możliwość  dostępu do archiwalnych umów wewnątrz istniejącego już procesu, chociażby ze względu na fakt, że proces pozwala taką umowę powielić. Również ważnym czynnikiem jest możliwość tworzenia aneksów do umów.

Rozwiązanie

Aby wykonać migrację archiwalnych umów zaproponowana została metoda uploadu plików przez tzw. HotFolder. WEBCON BPS umożliwia wyznaczenie folderu, do którego dodawane będą pliki. Każde dodanie pliku może spowodować automatyczne dodanie go jako załącznika do istniejącego elementu lub wystartowanie całkiem nowego obiegu w wybranym procesie. Przyjęto drugą ze ścieżek jako optymalną, ponieważ klientowi zależy na tym, aby zmigrowano tylko te umowy, które posiadają wersję cyfrową (skan w formie PDF). Dodanie pliku PDF do HotFolderu powinno spowodować wystartowanie nowego obiegu w procesie umów, obieg powinien w sekcji załączników odpowiedni plik. Do procesu zmuszeni jesteśmy dodać oczywiście dodatkowy krok i ścieżkę z kroku początkowego – to pozwoli na przeniesienie zmigrowanych umów to odpowiedniego miejsca i administrowanie nimi. Dodatkowym problemem są też metadane umów, które powinny zostać przepisane do formularza obiegu. W tym celu na nowo powstałej ścieżce dodamy akcję, która zaczerpnie te dane ze źródła danych. Ponieważ plik Excel nie może być źródłem danych, zmuszeni jesteśmy przenieść go do bazy danych MS SQL. To dużo pracy – rozbijemy to na kolejne kroki ilustrujące działanie developera.

Przygotowanie plików do migracji

Pierwszym krokiem do realizacji zadania jest znormalizowanie nazw plików. Pierwotny schemat nazw „{LP}.{Data Zawarcia} {Nazwa kontrahenta}.pdf” może być problematyczny w parsowaniu. Tak naprawdę unikalnym elementem tego schematu jest LP – odzwierciedlające pozycję w dokumencie Excel. Prostym skryptem PowerShell jesteśmy w stanie znormalizować szybko nazwy plików, tak aby pozostały one w formacie „{LP}.pdf”. Wspomniany skrypt to:

Get-ChildItem | rename-item -NewName { $_.Name.Split(‘.’)[0]+”.pdf” }

W ten sposób można prościej powiązać plik z wierszem pliku Excel.

Przygotowanie źródła danych do migracji

Jak wcześniej wspomniano, plik Excel to zły wybór na źródło danych, w związku z czym w bazie danych utworzymy tabelę bazy danych, która będzie odwzorowaniem pliku Excela. Na tym kroku warto zwrócić uwagę na przekazywane typy wartości oraz normalizację pliku – może się okazać, że część pól pomimo charakterystyki wskazującej np. na datę, w Excelu może zostać uzupełniona jako pole opisowe ze względu na pewne szczególne właściwości umowy.

Jeśli zachowamy odpowiednią kolejność kolumn, możemy w prosty sposób przekopiować dane do tabeli za pomocą opcji „Edit top 200 rows” na tabeli i prostego kopiuj-wklej.

Kolejną ważną sprawą jest nadanie uprawnień do wykorzystanej bazy danych dla konta usługi WEBCON BPS – w innym wypadku problemem może być utworzenie źródła danych.

Teraz wystarczy tylko utworzyć źródło danych typu MS SQL, co okazuje się zaskakująco proste.

Po wykonaniu tego kroku mamy już gotowe wszystkie dane wejściowe. Czas zbudować mechanizm migracji danych do systemu.

Modyfikacja istniejącego procesu

W procesie umów dodamy ścieżkę „Migracja początkowa” z kroku początkowego oraz krok „Umowa zmigrowana”, w którym kumulować się będą migrowane umowy. Dodatkowo dodano dwie ścieżki, pozwalające kompetentnym pracownikom działu prawne wybrać, do którego zbioru przekierowana powinna zostać umowa. Na życzenie klienta na tym etapie wyłączono walidację formularzy.

Co do ścieżki „Migracja początkowa”, wyłączamy na niej walidację za pomocą odpowiedniego checkboxa w zakładce oraz przypiszemy zadanie do grupy „Dział Prawny”:

Na tym etapie czas na najważniejszy element. Do ścieżki „Migracja początkowa” dodajemy akcję typu „Zmień wartość wielu pól”. W konfiguracji tej akcji za pomocą zapytania SQL możemy przepisać dane ze źródła danych do pól formularza.

Pole techniczne „Nazwa Pliku”

Warto zauważyć, że w zapytaniu SQL pojawiło się pole techniczne „Nazwa Pliku”. To pole również zostało dodane na potrzeby procesu, docelowo będzie przechowywać ono nazwę pliku, który zainicjował proces w hotfolderze. Jak widać, nazwa pliku jest wykorzystana w zapytaniu jako klucz pozwalający na wyszukanie odpowiednich wartości ze źródła danych.

Przygotowanie HotFolderu

Ostatnim krokiem jest utworzenie HotFolderu w zakładce „Konfiguracja Systemu”. W pierwszej zakładce ustawiono pole „Tryb podstawowy” na opcję „Startowanie obiegów”.

W zakładce „Ustawienia startowania obiegów” mamy wszystkie interesujące elementy. W lewej sekcji wybrano odpowiedni obieg oraz wcześniej utworzoną ścieżkę, w sekcji prawej widzimy przepisanie nazwy załącznika do pola technicznego „Nazwa pliku” wspomnianego w powyższym podpunkcie.

Na koniec warto zaznaczyć, że funkcjonalność HotFolderów nie jest oznaczona jako aktywna po instalacji WEBCON BPS. Aby ją aktywować należy wejść w zakładkę „Konfiguracja”. Następnie w ustawieniach serwisu należy zaznaczyć opcję „Monitorowanie folderów: Import plików skanera”.

Na koniec konieczne może być wczytanie ponownie konfiguracji systemu.

Podsumowanie

Po wykonaniu wszystkich operacji wystarczyło tylko dodać pliki umów do lokalizacji wskazanej w konfiguracji HotFolderu, by po kilku minutach pliki zostały zmigrowane do obiegu dokumentów wraz z danymi z formularza. Dzięki dobrej znajomości WEBCON BPS pozwoliliśmy klientowi zaoszczędzić bardzo dużo czasu, który musiałby spalić na ręczny upload i opisywanie archiwalnych umów.

Podziel się

Autor: Mateusz Chodkowski

Mateusz Chodkowski

Mateusz-Chodkowski

Programista .NET i SharePoint, twórca aplikacji front-end i projektant procesów WEBCON BPS. Fascynatem programowania w .NET oraz JavaScript, projektant i entuzjasta cyfryzacji “papierowych” procesów biznesowych, a prywatnie miłośnik historii oraz rysunku.

Ostatnie artykuły autora

Migracja archiwalnych skanów umów do nowego procesu WEBCON BPS

Migracja archiwalnych skanów umów do nowego procesu WEBCON BPS

Cyfryzacja papierowych procesów, poza licznymi zaletami, wiąże się również z wyzwaniami, takimi jak migracja archiwalnych danych. Co zrobić z archiwalnymi danymi? Jak w prosty sposób migrować archiwalne dane do procesu WEBCON BPS?

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

W artykule omówiono kwestię podmiany wzorców, na podstawie których procesy WEBCON BPS generują pliki. Rozwiązanie to pozwala na wykonanie takiej czynności ręcznie, jednak można zautomatyzować ten proces i dodać do niego element kontroli.

Niestandardowe wykresy w WEBCON BPS

Niestandardowe wykresy w WEBCON BPS

Artykuł porusza problem skomplikowanych raportów na podstawie danych z procesów WEBCON BPS. Rozwiązanie Business Process Suite pozwala na szybkie „wyklikanie” wykresów jako elementów strony SharePoint. Co jednak zrobić, gdy klient wymaga bardziej szczegółowego rozwiązania?

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]