Migracja poczty z IBM Lotus Notes do Microsoft Exchange

Jak może wyglądać szybka i bezbolesna migracja Lotus Notes do MS Exchange z wykorzystaniem narzędzi Binary Tree

Wstęp

Obecne trendy na rynku serwerów pocztowych on-premise pokazują, że od kilku lat dominuje serwer Microsoft Exchange. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się po kilku, a w niektórych przypadkach nawet po kilkunastu latach użytkowania na migrację z IBM Notes czy Novell GroupWise do Microsoft Exchange. W tym artykule został opisany proces instalacji, konfiguracji i migracji poczty z IBM Lotus Notes do MS Exchange z wykorzystaniem narzędzi do migracji firmy Binary Tree – Notes Migrator. Dyskusję nad wyższością jednego czy drugiego systemu oraz powodami migracji pozostawiam innym.

Możliwości i ograniczenia

Notes Migrator wspiera migrację z systemów IBM Notes w wersjach 7, 8.5 i 9 do systemów Exchange 2010, 2013 i 2016 lub do Exchange Online, wchodzącego w skład Office 365. Narzędzie pozwala na migrację skrzynek osobistych, zasobowych oraz baz mail-in. Migrowane elementy to wiadomości pocztowe wraz z załącznikami, terminy i spotkania w kalendarzu, kontakty oraz zadania. Wykorzystanie narzędzia Self-Service Archive Migrator (SSAM) pozwala również na migrację lokalnych archiwów, co jest szczególnie korzystne w przypadku użytkowników archiwizujących pocztę lokalnie przez lata (np. ze względu na ograniczenia narzucone przez administratorów, dotyczące maksymalnej pojemności skrzynki pocztowej). Ze względu na zupełnie odmienny format wiadomości pocztowych migracja wiadomości nie jest prosta ani szybka, dlatego też dla dużych organizacji proces migracji może zająć nawet kilka miesięcy. Korzystne może być w takim wypadku użycie dodatkowego produktu Binary Tree, który wspomaga proces koegzystencji dwóch systemów pocztowych, jakim jest Notes Integration. Jego dwie główne zalety to możliwość zbudowania uwspólnionej książki adresowej, uwzględniającej zmiany obiektów w obu systemach oraz synchronizacja kalendarzy (użytkownicy mają możliwość wglądu do kalendarzy innych bez względu na system, w którym się znajdują). Notes Integration oraz SSAM nie będą omawiane w tym artykule.

Na etapie analizy środowiska powinniśmy zdać sobie sprawę z ograniczeń wynikających z różnic między systemami pocztowymi i wyboru sposobu migracji. Pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć jest różnica w nomenklaturach Microsoftu i IBM. Skrzynki współdzielone w Exchange (skrzynki współużytkowane przez wiele osób, dostępne poprzez nadane poprzez prawa dostępu dla kont użytkowników) odpowiadają skrzynkom funkcyjnym w Lotusie, gdzie termin skrzynki współdzielonej oznacza skrzynkę, do której w Lotusie ma dostęp kilka użytkowników przez dostarczenie im pliku id.

Kolejną różnicą między systemami jest rozmiar skrzynki. Normalnym jest, że skrzynka w Exchange zajmuje 70-80% pojemności zajmowanej na Lotusie. Decydując się na wybór metody z wykorzystaniem tylko narzędzi do migracji (bez środowiska do koegzystencji) należy mieć świadomość, że globalna książka adresowa w Exchange będzie budowana wraz z postępującą migracją – narzędzia do koegzystencji łączą konta w AD z kontami Lotusowymi, co pozwala od początku migracji zarówno w Lotusie, jak i Exchange mieć pełną listę odbiorców poczty w obu systemach łącznie.

Co do migrowanych elementów, to ze względu na różnice w sposobie definicji spotkań (zwłaszcza cyklicznych) mogą pojawić się problemy z migracją niektórych spotkań. Należy też zwrócić uwagę na migrację kontaktów. Żeby kontakty mogły być zmigrowane, osobista książka adresowa musi być synchronizowana z serwerem, a nie pozostawiona lokalnie na stacji roboczej.

Przygotowanie środowiska

Binary Tree wraz z oprogramowaniem dostarcza szczegółową dokumentację. Zawierają się w niej wymagania na maszyny migracyjne, instalacja i konfiguracja środowiska oraz przewodnik po samej migracji. Na tzw. farmę migracyjną składa się stacja kontrolująca migrację – Migration Control Center (MCC) oraz stacje migracyjne – Migration Workers (MWs). Na każdej z nich musi zostać przeprowadzona wstępna konfiguracja obejmująca odpowiednie przygotowanie klientów pocztowych Notes i Outlook. Stacja MMC wymaga również instalacji i konfiguracji roli serwera sieci Web (IIS). Na tym etapie należy również przygotować konta na serwerze Domino oraz Exchange z wymaganymi uprawnieniami. Do etapu przygotowania maszyn oraz kont wymagana jest szczególna uwaga, ponieważ niedopełnienie któregoś z wymagań może skutkować niepowodzeniem późniejszych prób migracji, co skutkuje dodatkowym stresem i niepotrzebnie straconym czasem.

Instalacja i konfiguracja Notes Migrator

Instalacja aplikacji do migracji na maszynie MMC sprowadza się do kilkukrotnego kliknięcia przycisku Next. Jedynym punktem wartym wspomnienia jest to, że jeśli na stacji nie zostanie wykryty serwer SQL, to instalator doinstaluje go w wersji Server Express 2012. Możemy też wskazać serwer zewnętrzny.

Po instalacji można dodać aplikację do obszaru roboczego w kliencie Notes. Po jej uruchomieniu ukaże się tabelka podsumowująca aktualny stan migracji. Pierwszym krokiem, który możemy wykonać jest dodanie licencji (chociaż pierwsze testy migracyjne możemy próbować wykonywać bez licencji), a następnie można przejść do konfiguracji narzędzia. Na tym etapie tworzy się kopię bazy Mail-In na serwerze Domino dla Notes Migrator, konfiguruje połączenia z serwerem Domino i serwerem Active Directory, definiuje pola, po których będą się parować (ang. match) obiekty w obu systemach oraz wybiera jednostki organizacyjne w AD, w których znajdują się konta tworzone dla migrowanych skrzynek. Niestety narzędzie nie oferuje możliwości weryfikacji każdego ustawienia i w konsoli można sprawdzić tylko poprawność połączenia z serwerem LDAP.

Po poprawnym wprowadzeniu ustawień możliwy stanie się import baz Exchange oraz import użytkowników do migracji. Etap konfiguracji dopełnia stworzenie profili migracyjnych oraz edycja powiadomień dla użytkowników. Profile migracyjne determinują rodzaj migrowanych elementów (maile, obiekty kalendarza, kontakty, zadania), zakres czasowy (data początkowa i końcowa) oraz docelowe miejsce migracji (serwer Exchange lub plik .PST). Narzędzie umożliwia komunikację z końcowymi użytkownikami poprzez wysyłanie im (w systemie Notes) własnoręcznie napisanych wiadomości przed i po migracji oraz wiadomości z prośbą o odszyfrowanie maili. Ta ostatnia zawiera przycisk, który po kliknięciu przez końcowego użytkownika powoduje odszyfrowanie zaszyfrowanych maili (maile zaszyfrowane w systemie Notes wykorzystują wewnętrzne certyfikaty Lotusa i nie są migrowane).

Wszystkie wyżej wymienione kroki wykonuje się na jednej stacji – MMC i po ich wykonaniu możemy zweryfikować, czy proces migracyjny może się rozpocząć. Na stacji migracyjnej maile z systemu Notes są konwertowane do formatu Exchange i poprzez profil Outlook przenoszone są na serwer docelowy. Procedura ta niestety obsługuje jednocześnie tylko jedną skrzynkę pocztową. W celu zwiększenia prędkości migracji można zbudować farmę migracyjną poprzez dodanie kolejnych stacji MW. Każda stacja może migrować z prędkością do 8GB/h, ale należy dodać, że producent zaznacza, że prędkość migracji zależy od migrowanych elementów – szybciej migruje się małą ilość dużych elementów niż dużo małych elementów, co szczególne widoczne jest przy migracji kalendarzy. Migracja przebiega też szybciej na maszynach fizycznych niż wirtualnych. Doświadczenie z oprogramowaniem pokazuje, że osiągnięcie prędkości wyższej niż 2GB/h może być uznane za w pełni zadowalające. Instalację MW rozpoczyna się od wejścia na stronę http://adresIPstacjiMMC/cmtmonitor/ i kliknięcia Install Workstation Software. Instalator jest niewymagający i po jego ukończeniu można przetestować połączenie z serwerem Exchange za pomocą prostej aplikacji Exchange Connectivity Tester. Kilka minut po ukończonej instalacji stacja MW powinna pojawić się na stronie CMTMonior ze statusem Online, jak pokazuje poniższy obrazek. W analogiczny sposób dodajemy kolejne stacje migracyjne.

Migracja użytkownika

Migrację użytkownika rozpoczyna się od jego importu z książki adresowej Notes do lokalnej bazy MMC. Następnie przeprowadza się audyt, który wykazuje m.in. liczbę zaszyfrowanych maili. W celu ich odszyfrowania do użytkownika wysyła się uprzednio zdefiniowaną wiadomość. Po ponownym audycie i stwierdzeniu braku zaszyfrowanych maili można przejść do parowania atrybutów. W tym kroku wybiera się docelową bazę na Exchange, tworzy skrzynkę oraz ustawia się uprawnienia Pełny dostęp na Exchange dla konta wykonującego migrację (narzędzie migracyjne wywołuje w oknie Powershell cmdlety Exchange). W dalszej kolejności paruje się konto z serwera IBM z kontem w Active Directory. Po tym kroku uzupełni się zakładka Exchange Information na koncie migrowanego użytkownika.

Pozostałe dwa kroki to wybór profilu migracyjnego i sama migracja. Migrację użytkownika można obserwować poprzez kliknięcie Odśwież na stacji MMC (status Pending, Migrating, Migrated Successfully) lub bezpośrednio na stacji MW (informacja o procentowym przebiegu migracji dla danej skrzynki).

Istnieją jednak przypadki, kiedy migracja się nie rozpoczyna (niezmienny status Pending) lub nie powiedzie (status Migration Failed). Co wtedy zrobić? Powodów jest dużo: rozpoczynając od niespełnienia któregoś z wymagań preinstalacyjnych, poprzez błędną lub niepełną konfigurację narzędzia, a kończąc na braku uzupełnionych pól w Lotus Notes lub w Active Directory. Każdy przypadek należy wtedy rozpatrywać indywidualnie, a pomóc w tym mogą logi, które narzędzie tworzy dla migrowanej skrzynki. Procedura naprawy takiej skrzynki może obejmować czyszczenie logów i plików tymczasowych na MW, usunięcie użytkownika z bazy narzędzia migracyjnego, modyfikację atrybutów Notes i ponowny import, a nawet czyszczenie odpowiednich tablic w bazie SQL. W przypadku napotkania problematycznych użytkowników warto skontaktować się ze wsparciem Binary Tree.

Migracja każdego konta wymaga od administratora wykonania wyżej wymienionych kroków. Niestety nie jest możliwa automatyzacja tego procesu poprzez skrypty, ale ułatwieniem może być tu możliwość stworzenia grup migracyjnych i wykonywanie kroków migracyjnych poprzez zaznaczanie wielu użytkowników jednocześnie. Opisane wykonywanie ww. kroków zgodnie z logicznym drzewem aplikacji może być również uważane za zaletę narzędzia, ponieważ osoba nadzorująca migrację w pełni kontroluje ten proces i w odpowiednim czasie wykonuje każdą czynność.

Podsumowanie

Notes Migrator jest jednym z niewielu narzędzi pozwalających na stosunkowo szybką i bezbolesną migrację skrzynek pocztowych do Microsoft Exchange, co w przypadku Lotus Notes nie jest zadaniem trywialnym, przede wszystkim ze względu na odmienną logikę i strukturę danych obu systemów. Narzędzie nie jest pozbawione wad, ale spełnia swoje zadanie i po nabyciu doświadczenia w jego użytkowaniu staje się przyjazne dla konsultanta wykonującego migrację. Ale Lotus Domino to też praca grupowa i aplikacje, dlatego często równolegle z migracją poczty odbywa się migracja do Microsoft SharePoint czy innych systemów. W przypadku pytań lub wątpliwości zapraszam do kontaktu w komentarzach lub mailowo.