Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

Mateusz Chodkowski

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS
Sierpień 30, 2018 APN Promise SA

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

Platforma WEBCON Business Process Suite (BPS) to rozwiązanie do cyfryzacji procesów biznesowych, zapewniające liczne funkcjonalności, takie jak walidowanie formularzy, obsługa flow procesu oraz integracja z różnymi źródłami danych. Rozwiązanie to pozwala na generowanie firmowych dokumentów z danymi pobranymi z elektronicznych formularzy na podstawie przygotowanych wcześniej plików MS Word. Plik spreparowany za pomocą dodatku WEBCON BPS, przeznaczonego dla MS Word, nazywamy wzorcem dokumentu. W tym artykule omówiony zostanie problem podmiany wzorców, na podstawie których procesy WEBCON BPS generują pliki. Rozwiązanie WEBCON BPS pozwala na wykonanie takiej czynności ręcznie, jednak można zautomatyzować ten proces oraz dodać do niego element kontroli.

Zaplecze Techniczne

Klient na swoim środowisku miał zainstalowany SharePoint 2016 oraz WEBCON BPS. Utworzone dotychczas procesy BPS korzystają z wzorców dokumentów wykonanych przy pomocy dodatku do MS Word, pozwalającego na automatyczne uzupełnianie plików na podstawie formularza. Wzorce przechowywane są w trzech oddzielnych bibliotekach dokumentów SharePoint. Dotychczas pliki podmieniane były ręcznie, co rodziło problemy ze spójnością procesu oraz kontrolą nad wprowadzanymi do nich zmianami.

Problem

Dotychczas dział prawny wykorzystywał procesy WEBCON BPS do generowania różnego rodzaju dokumentów. Procesy te generują np. umowy i pełnomocnictwa określonego typu na podstawie wypełnionych w formularzu danych. W ostatnim czasie wspomniany dział coraz częściej wprowadza modyfikacje do wzorców, na podstawie których generowane są umowy.

Każdy pracownik działu prawnego ma możliwość zmodyfikować wzorzec wybranego przez siebie typu umowy. W efekcie żaden z pracowników nie wie, czy obecny wzorzec na pewno spełnia jego wymagania i zawiera wszystkie kluczowe dla jego sprawy elementy. Taka organizacja pracy wprowadza chaos informacyjny. Co gorsza, generowane umowy często okazują się nie odpowiadać zapotrzebowaniu pracowników, w efekcie czego i tak muszą zostać poprawione ręcznie.

Klient chciałby zapanować nad tą sytuacją poprzez wprowadzenie ścisłej kontroli nad modyfikowanymi wzorcami i zapisywanie historii modyfikacji wraz z uzasadnieniem dlaczego jest ona potrzebna.

Oczekiwany proces

Klient chciałby wdrożyć prosty proces WEBCON BPS:

  1. Użytkownik wnioskuje o modyfikację wzorca dokumentu i dodaje załącznik z dokumentem w formie pliku Word, będący propozycją nowego wzorca.
  2. Dwie dowolne osoby z grupy SharePoint o nazwie „Dział Prawny” akceptują, modyfikują lub odrzucą propozycję.
  3. W przypadku akceptacji nowy plik wzorca zostaje automatycznie podmieniony w liście SharePoint na ostatni załącznik procesu.

W ten sposób klient ma możliwość sprawnej modyfikacji plików wzorców dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu historii wniosków oraz powodów, dla których zostały one przyjęte. Dodatkowo, zachowana musi zostać historia wersji wzorca w bibliotece dokumentów SharePoint.

 

Rozwiązanie

Budowa procesu w WEBCON BPS

Pierwszym krokiem będzie stworzenie schematu procesu wraz z przypisaniem użytkowników do akcji. Wystarczą nam trzy proste kroki:

Warto zauważyć, że klient w wymaganiach zaznaczył konieczność „akceptacji na dwie ręce” w kroku „Akceptacja DP”. W tym celu na ścieżce „Przekaż do akceptacji DP” developer powinien wpisać liczbę wymaganych zakończonych zadań, tak jak pokazano na grafice poniżej.

Dodatkowo, w zakładce „Tworzenie zadania” należy ustawić pole „Równoległość zadań” na wartość „Wykonanie – Wszyscy”.

Koncentracja wykorzystanych wzorców

Kolejny ruch to przygotowanie źródła danych, w którym zbierzemy wzorce dokumentów wraz z ich adresami URL. W tym celu w sekcji „Źródła danych” dodajemy nową stałą listę wartości, gdzie nazwa będzie opcją wybieraną przez użytkownika, zaś pole opisu wykorzystamy do przechowania adresu URL do dokumentu.

Przygotowanie formularza

Na potrzeby procesu utworzymy prosty formularz zawierający pole wyboru „Wzorzec”, podpięte do wcześniej zdefiniowanego źródła danych, pole „Uwagi” (wiele linii tekstu) oraz trzy dodatkowe pola techniczne. Pola techniczne to „Adres biblioteki TECH”, „Adres wzorca do podmiany TECH” i „Nazwa pliku TECH”. Przeznaczenie tych pól zostanie szerzej wyjaśnione w dalszej części artykułu.

Aby podmienić plik wzorca zmuszeni będziemy wyciągnąć pełen adres pliku wzorca do pola „Adres wzorca do podmiany TECH”. W tym celu w ustawieniach atrybutu „Wzorzec” wybierzemy tryb działania „Okno wyboru (SharePoint Picker)”. To ustawienie pozwoli nam na przepisanie wartości z pola „Opis” do wskazanego źródła danych. Przy okazji zaznaczamy również checkbox „Generuje postback po zmianie wartości”.

Wystarczy teraz wejść w konfigurację zaawansowaną pola i wskazać docelowy atrybut dla kolumny  „Opis”.

Dzięki takiemu ustawieniu wartość „Opis” zostanie przepisana do atrybutu „Adres wzorca do podmiany TECH” za każdym razem, gdy wartość pola „Wzorzec” zostanie zmieniona.

Aby utworzyć akcję podmiany dokumentu w bibliotece SharePoint będziemy dodatkowo rozdzielać adres wzorca na nazwę pliku oraz adres biblioteki. W tym celu wykorzystamy kod w JavaScript. Dla atrybutu „Wzorzec” w zakładce „Styl i Zachowanie” należy uzupełnić regułę formularza wykonywaną na zmianę wartości.

Prosty skrypt JS wyciągnie zawartość pola technicznego zawierającego adres URL pliku wzorca, wykona rozdzielenie po ostatnim znaku „/”, a następnie przypisze do pól technicznych adres biblioteki oraz nazwę pliku (koniecznie bez rozszerzenia, stąd dodatkowy podział po znaku kroki).

Akcja podmiany pliku

Pozostaje nam tylko w kroku „Wykonano” dodać akcję typu „Dodaj załącznik do listy”.

W konfiguracji akcji wykorzystamy utworzone i uzupełnione wcześniej pola techniczne.

Efekt

Po wykonaniu ostatniego kroku mechanizm jest już gotowy i może zostać wdrożony jako zwykła witryna procesu, która pozwoli na wnioskowanie o modyfikację wzorca w sposób spójny z innymi procesami WEBCON BPS wdrożonymi u klienta.

Podsumowanie

Dzięki dobrej znajomości WEBCON BPS byliśmy w stanie dostarczyć zrozumiałe i proste rozwiązanie problemu. Otrzymujemy proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów, który nie wymaga ręcznej ingerencji użytkownika w biblioteki dokumentów. Proces ten pozwala na zachowanie pełnej historii opublikowanych i zaakceptowanych wersji plików oraz daje możliwość nadania uprawnień wyznaczonym osobom do rozpoczęcia modyfikacji wzorca i akceptacji zmian.

Wdrożenie procesu powstrzymało chaos informacyjny panujący u klienta. Od teraz każda modyfikacja wzorca dokumentu zostaje odnotowana i wymaga wyjaśnienia. Co więcej, proces wymusza weryfikację wzorca przynajmniej przez dwie dodatkowe osoby, które mogą wychwycić nieścisłości lub braki w dokumencie.

Podziel się

Autor: Mateusz Chodkowski

Mateusz Chodkowski

Mateusz-Chodkowski

Programista .NET i SharePoint, twórca aplikacji front-end i projektant procesów WEBCON BPS. Fascynatem programowania w .NET oraz JavaScript, projektant i entuzjasta cyfryzacji “papierowych” procesów biznesowych, a prywatnie miłośnik historii oraz rysunku.

Zespół: Apps

Ostatnie artykuły autora

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

Proces modyfikacji wzorca do generowania dokumentów w WEBCON BPS

W artykule omówiono kwestię podmiany wzorców, na podstawie których procesy WEBCON BPS generują pliki. Rozwiązanie to pozwala na wykonanie takiej czynności ręcznie, jednak można zautomatyzować ten proces i dodać do niego element kontroli.

Niestandardowe wykresy w WEBCON BPS

Niestandardowe wykresy w WEBCON BPS

Artykuł porusza problem skomplikowanych raportów na podstawie danych z procesów WEBCON BPS. Rozwiązanie Business Process Suite pozwala na szybkie „wyklikanie” wykresów jako elementów strony SharePoint. Co jednak zrobić, gdy klient wymaga bardziej szczegółowego rozwiązania?

SPFX – Pan Spinacz w SharePoint Online

SPFX – Pan Spinacz w SharePoint Online

W artykule Mateusz Chodkowski pokazuje jak dodać element przyklejony do strony SharePoint Online za pomocą SPFX. Przy okazji omawia cały proces tworzenia WebParta SPFX.

Skontaktuj się z Mateuszem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!