Jak zoptymalizowaliśmy rezerwację sal w APN Promise

Ignacy Wilczyński

Jak zoptymalizowaliśmy rezerwację sal w APN Promise?
Maj 21, 2018 APN Promise SA

Jak zoptymalizowaliśmy rezerwację sal w APN Promise?

W naszej firmie od lat używamy Outlooka jako podstawowego narzędzia do organizacji czasu. Zarówno spotkania z klientami jak i wewnętrzne szkolenia są widoczne w firmowym kalendarzu. W optymalizacji średnio 50 spotkań dziennie w 10 salach konferencyjnych pomaga nam APN Meeting Room. Jak? Zobacz poniżej!

9:03, poniedziałek

Przy porannej kawie w kuchni Marcin i Adam rozmawiają o ofercie na wdrożenie systemu Business Intelligence. W projekcie jest kilka wyzwań, które wymagają dokładnego przemyślenia. Marcin i Adam zaczynają dyskutować o jednym z nich. Świeży umysł i zastrzyk kofeiny sprzyjają dobrym pomysłom i szybko okazuje się, że panowie wpadli na dobry trop.

— Pogadajmy o tym w sali, będziemy potrzebować tablicy — rzuca Marcin i razem z Adamem rusza do Sali żółtej.

Marcin, bez otwierania drzwi do sali, dowiaduje się, że będzie ona zajęta przez najbliższą godzinę. Informuje go o tym tablet przed salą:

Może „niebieska” będzie wolna – pomyślał Marcin. Jeden rzut oka na ekran z zielonym paskiem przed Salą niebieską pozwala stwierdzić, że można w niej spokojnie porozmawiać. Marcin podchodzi do sali i wprost z tabletu tworzy „szybkie spotkanie”.

System APN Meeting Room zapisuje nowe spotkanie w firmowym kalendarzu Office 365. Dzięki temu każdy pracownik może łatwo sprawdzić, że Sala niebieskia przez najbliższe 15 minut będzie zarezerwowana.

Podczas dyskusji okazuje się, że trzeba potwierdzić pewne założenia z zespołem BI. Marcin zaprasza na spotkanie Asię.

– Dobra, sala będzie wolna jeszcze przez 25 minut. Zdążymy, nie? – dorzuca, przedłużając na tablecie „szybkie spotkanie”.

Także ta zmiana czasu spotkania jest widoczna w kalendarzach pracowników firmy natychmiast.

13:14, poniedziałek

Na recepcji w firmie zjawia się przedstawiciel naszego partnera – Rafał. Zadzwonił kilka minut wcześniej do Tomka i zaproponował, że teraz jest dobry moment, aby porozmawiać o jednym z projektów. Niestety, wczesne popołudnie to popularna godzina spotkań. Gdy Rafał czeka na Tomka, patrzy na ekran w recepcji wyświetlający status wszystkich sal na piętrze. Szybko stwierdza, że wszystkie są w tej chwili zajęte.

W kuchni to nie pogadamy…  – myśli.

W drugiej części biura Sylwia wchodzi na spotkanie do Sali fioletowej. Chwilę wcześniej na tablecie przed salą kliknęła przycisk Potwierdź spotkanie. Dała tym samym znak systemowi APN Meeting Room, że sala zostanie wykorzystana zgodnie z planem.

Tymczasem na ekranie przy Sali czerwonej wybija godzina 13:15. Co poniedziałek odbywa się w tej sali spotkanie zespołu Productivity. Dzisiaj jednak z przyczyn losowych nie dojdzie ono do skutku, a Kamil zapomniał zaktualizować spotkanie w kalendarzu Outlook. Wygląda, na to, że przez kolejne dwie godziny sala będzie stała pusta i niedostępna dla innych pracowników… czy aby na pewno? Kolejny raz z pomocą przychodzi system APN Meeting Room – ponieważ spotkanie nie zostało potwierdzone na tablecie, system uznaje, że nie doszło ono do skutku i sala zostaje zwolniona i od tego momentu widnieje jako wolna w kalendarzu Outlook.

13:16, poniedziałek

Na recepcję dociera Tomek i wita się z Rafałem. Tomek ponownie sprawdza na ekranie w recepcji czy któraś z sal jest wolna. W tej chwili na zielono podświetla się Sala czerwona! Tomek i Rafał podchodzą do niej i szybko tworzą spotkanie.

Tych kilka historii z naszego biura ilustruje, jak w APN Promise sprawdza się system APN Meeting Room. Jak widać, w prosty sposób:

  • unikamy rozproszenia uwagi i przerwania dyskusji czy prezentacji na spotkaniach w salach,
  • oszczędzamy czas potrzebny na znalezienie wolnej sali – zwalniamy sale ze spotkaniami „widmo” (na których nie zjawili się goście), a także informujemy pracowników firmy o tym, że ktoś zorganizował w sali „szybkie spotkanie”,
  • optymalizujemy wykorzystanie przestrzeni biurowej,
  • przyspieszamy “obrót spraw” – pracownicy nie muszą przekładać spotkań na później, bo częściej znajdują wolną salę.

 

System APN Meeting Room z powodzeniem wdrożyliśmy u kilku spośród naszych klientów. Z ich obserwacji wynika między innymi, że:

Dzięki APN Meeting Room nie musieliśmy kupować dodatkowej przestrzeni biurowej – system zoptymalizował wykorzystanie sal.

oraz

System wprowadził dodatkowy wymiar kontroli do biura – pracownicy przestali wchodzić do sal “ot tak”.

Podziel się

Autor: Ignacy Wilczyński

Ignacy Wilczyński

Ignacy Wilczyński

Konsultant rozwiązań biznesowych. Zajmuje się efektywnym wykorzystaniem Office 365 – narzędzi wspomagających współpracę i komunikację – w organizacjach. Jego oczko w głowie to APN Meeting Room – system do optymalizacji wykorzystania sal konferencyjnych.

Ostatnie artykuły autora

Jak zoptymalizowaliśmy rezerwację sal w APN Promise?

Jak zoptymalizowaliśmy rezerwację sal w APN Promise?

W naszej firmie od lat używamy Outlooka jako podstawowego narzędzia do organizacji czasu. W optymalizacji średnio 50-ciu spotkań dziennie w 10 salach konferencyjnych pomaga nam APN Meeting Room. Jak?

Skontaktuj się z Ignacym

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!