Synchronizator poczty z Exchange do SharePoint

Bartosz Szewczyk

Synchronizator poczty z Exchange do SharePoint
24 sierpnia, 2018 APN Promise SA

Synchronizator poczty z Exchange do Sharepoint

W poniższym artykule przedstawiam rozwiązanie zaimplementowane przez firmę APN Promise do synchronizacji wiadomości w czasie rzeczywistym z Exchange do SharePoint. Jego celem jest dostarczenie użytkownikowi dodatkowych możliwości pracy nad załącznikami wiadomości, które nie są dostępne w programie Outlook (jak np. edycja) oraz przyspieszenie dostępu do danych.

Zaplecze techniczne

Microsoft Exchange Serwer jest to zaawansowany system pocztowy przeznaczony dla rodziny systemów Windows. Klientem pocztowym przeznaczonym dla Exchange jest Microsoft Outlook. Microsoft SharePoint jest platformą webową przeznaczoną do zarządzania, publikowania i manipulacji danymi w sieciach korporacyjnych. Najczęstszym zastosowaniem jest przechowywanie dokumentów oraz praca zespołowa nad nimi.

Podczas użytkowania poczty internetowej może się zdarzyć sytuacja, w której skrzynka mailowa rozrośnie się do znacznych rozmiarów (wiele GB). Liczba wiadomości wtedy stanie się na tyle duża, że uniemożliwi płynną pracę użytkowników końcowych. Wydłużony zostanie czas komunikacji pomiędzy Microsoft Outlook (klient poczty Microsoft) a serwerem pocztowym Exchange, co uniemożliwi płynne wyszukiwanie i zarządzanie wiadomościami.

Jednym ze sposobów poradzenia sobie z tym problemem jest przeniesienie zawartości zbyt dużej skrzynki mailowej do biblioteki dokumentów w serwisie Microsoft SharePoint. Synchronizacja musi się odbywać w czasie rzeczywistym (lub bliskim rzeczywistego), aby na bieżąco dodawać nowe wiadomości do list SharePointowych. Dzięki przechowywaniu maili oraz załączników w formie plików w bibliotece dokumentów można zintegrować się z OneDrive i przeglądać wiadomości w Explorerze Windows.

Synchronizator

Synchronizator będzie działał jako SharePoint Timer Job. Timer job są to usługi SharePoint, które pracują w trybie cyklicznym – co określony czas. Zarządzanie Timer Job’ami odbywa się poprzez SharePoint 2016 Central Administration. W tym miejscu można wymusić uruchomienie lub wyłączenie Joba albo zmienić częstotliwość jego uruchamiania.

W skład synchronizatora wchodzą dwa moduły:

  • moduł odpowiedzialny za pobranie wiadomości ze skrzynki mailowej oraz
  • moduł odpowiedzialny za zapisanie wiadomości w liście dokumentów na SharePoint.

Każda wiadomość trafia do własnego folderu z dodatkowymi metadanymi (np. tytuł, od kogo) w bibliotece dokumentów. W każdym folderze znajdują się załączniki i treść wiadomości w pliku o rozszerzeniu html.

Zaimplementowany Timer Job uruchamia się co pewien czas, aby na bieżąco dodawać nowe wiadomości do biblioteki dokumentów w SharePoint (użyto interwał 5 minut). Przy każdym uruchomieniu Job tworzy kopie różnicową wiadomości – przenoszone będą tylko te wiadomości, których data wysłania jest późniejsza niż data ostatniej synchronizacji. Konfiguracja i data ostatniej synchronizacji aplikacji przechowywane są w obiekcie SPPersistedObject (globalnie współdzielony obiekt). Edycja konfiguracji Job’a jest dostępna z poziomu przeglądarki internetowej dzięki zaimplementowaniu dodatku do Centralnej Administracji SharePoint. Aby się tam dostać trzeba uruchomić SharePoint 2016 Central Administration i przejść do zakładki General Application Settings.

Usługa jest kompatybilna z następującymi wersjami Microsoft Exchange:

  • Exchange 2010
  • Exchange 2010 SP1
  • Exchange 2013
  • Exchange 2013 SP1 lub nowszy

Warto pamiętać również o tym, że przy dodawaniu daty do SharePointowego pola typu DateTime trzeba konwertować wartość do standardu ISO8601. W przeciwnym wypadku data zapisana w SharePoint pominie strefy czasowe i będzie się różnić od tej widocznej w Outlooku. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie metody klasy SPUtility z referencji Microsoft.SharePoint

Przykładowy kod:


folder.Properties["MailSented"] = SPUtility.CreateISO8601DateTimeFromSystemDateTime(dateTime);

Widok listy dokumentów w SharePoint

Po uruchomieniu synchronizatora biblioteka dokumentów wypełni się wiadomościami pobranymi z poczty. Każda wiadomość jest przechowywana jako folder z dodatkowymi metadanymi (treść wiadomości, nadawca, czas wysłania). W każdym folderze jest przechowywany plik z oryginalną treścią wiadomości i załącznikami. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie funkcje SharePoint, takie jak wyszukiwarka, będą działać bezproblemowo. Użytkownicy końcowi mają też możliwość edycji załączników oraz ich synchronizacji na komputery poprzez usługę OneDrive for Bussiness.

Przy podwójnym kliknięciu załącznika/folderu zostanie wyświetlone okno modalne, w którym będzie można zobaczyć treść maila lub zawartość konkretnego pliku. Dzięki temu nie trzeba pobierać pliku na dysk komputera, podgląd możliwy jest bezpośrednio w przeglądarce internetowej.

Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest możliwość przeglądania treści przy pomocy exploratora Windows. Zarządzanie w ten sposób danymi przypomina zmapowanie folderu sieciowego. Użytkownicy mogą również w łatwy sposób zarządzać docelowym położeniem wiadomości w strukturze.

Podsumowanie

Stworzone  rozwiązanie oparte jest na SharePoint Timer Job, który ma zaimplementowany moduł odczytywania wiadomości z Exchange. Job działa w czasie rzeczywistym – co chwilę sprawdza czy na serwerze pocztowym są nowe wiadomości, a następnie zapisuje je w bibliotece dokumentów na SharePoint. Dzięki temu mechanizmowi można z łatwością zarządzać dużymi ilościami danych, odciążając jednocześnie serwer Exchange. Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest możliwość zarządzania wiadomościami z poziomu windowsowego exploratora plików oraz edycji załączników.

Podziel się

Autor: Bartosz Szewczyk

Bartosz Szewczyk

Bartosz Szewczyk

Zespół: Apps

Ostatnie artykuły autora

Rozliczanie przebiegów aut w przedsiębiorstwie w 5 minut

Rozliczanie przebiegów aut w przedsiębiorstwie w 5 minut

Bartosz Szewczyk przedstawia rozwiązanie, które pomaga zarządzać w samochodami w przedsiębiorstwie, zapewniając komfort i szybkość pracy użytkowników.

Synchronizator poczty z Exchange do SharePoint

Synchronizator poczty z Exchange do SharePoint

W artykule przedstawiono rozwiązanie pozwalające na synchronizację wiadomości w czasie rzeczywistym z Exchange do SharePoint w celu dostarczenia użytkownikowi dodatkowych, niedostępnych w programie Outlook możliwości pracy nad załącznikami oraz przyspieszenie dostępu do danych.

Routing w Angular

Routing w Angular

Routing umożliwia nawigowanie między komponentami w aplikacji bez jej przeładowywania. W artykule przestawiam, jak we frameworku Angular4 zaimplementować przykładowy routing.

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]