Teams Web Scheduler

Paweł Czarnecki

Teams Web Scheduler
19 maja, 2020 Katarzyna Sobczak

Tworzenie spotkań Microsoft Teams z wykorzystaniem PowerAutomate.

Możliwość organizowania spotkań online zadebiutowała w rodzinie produktów Microsoft wraz z pojawieniem się Lync 2010. Od tego czasu do chwili obecnej planowanie spotkania – początkowo w Lync i Skype for Business, a aktualnie w Teams – nie zmieniło się. Wystarczy otworzyć program Outlook, przejść do widoku kalendarza i kliknąć na ikonę nowe spotkanie (Rysunek 1 i 2).

Rysunek 1 Planowanie spotkania w Outlook z wykorzystaniem aplikacji Lync 2007 Źródło: Microsoft Lync 2010. Conferencing Quick Reference.

Rysunek 2. Planowanie spotkania w Outlook 2019 z wykorzystaniem aplikacji Teams.

W treści elektronicznego zaproszenia wszyscy adresaci zostaną poinformowani o terminie spotkania oraz otrzymają link umożliwiający dołączenie do niego (Rysunek 3).

Rysunek 3. Porównanie wygenerowanych linków do spotkań w Lync i Teams. Źródło zrzutu Lync:  Microsoft Lync 2010. Conferencing Quick Reference.

Użytkownicy korzystający z Lync (a później Skype for Business) nie  mogli planować spotkań z poziomu aplikacji (klienta) instalowanej na komputerze (stacji roboczej) czy na urządzeniu przenośnym. Spotkania można było zaplanować jedynie z poziomu klienta pocztowego Outlook, Outlook Web Application (OWA) lub poprzez stronę do planowania spotkań (dedykowaną dla osób, które nie posiadały klienta pocztowego lub przeglądarki obsługującej OWA).

Obecnie użytkownicy aplikacji Teams mogą planować spotkania z poziomu klienta instalowanego i przeglądarkowego.

Dygresja techniczna: skrzynka pocztowa użytkownika znajduje się na Exchange Online lub przechowywana jest na lokalnym Exchange oraz skonfigurowany został serwer hybrydowy Exchange. Dokładne wymagania w dokumentacji Microsoft.

W swojej pracy jako inżynier i konsultant rozwiązań Microsoft Teams często słyszę, że użytkownicy nie mają możliwości planowania spotkań Teams – np. brakuje im zakładki Kalendarz w aplikacji Teams albo nie mają licencji na program Outlook. Wynika to z faktu, że skrzynki użytkowników nie zostały przeniesione do Exchange Online lub nie został zainstalowany Exchange w wersji hybrydowej. Dodatkowo, użytkownicy nie posiadali licencji na aplikacje Outlook i z tego powodu użytkownicy nie mieli możliwości zaplanowania spotkania Online.

W związku z ostatnimi wydarzeniami na świecie, zmuszającymi organizacje do bardzo szybkiego uruchomienia Teams, zauważyłem że możliwość planowania spotkań w Teams dla wielu organizacji stała się wręcz koniecznością.

Stworzenie prototypu

Microsoft od momentu opublikowania dostępu do narzędzia Microsoft Graph oraz PowerAutomate (dawniej: Flow), umożliwił deweloperom i inżynierom tworzenie rozwiązań, które do tej pory wymagały dużych nakładów finansowych.

Starając się rozwiązać problem z brakiem możliwości planowania spotkań dla wspomnianych wyżej użytkowników, znalazłem odpowiednie zapytania w dokumentacji Microsoftu. Wysyłając odpowiednie zapytanie POST do Microsoft Graph i w sekcji body wiadomości podając informacje o Tytule i czasie spotkania, otrzymujemy zwrotnie link do dołączenia do spotkania – ten sam, który tworzy się w zaproszeniu w Outlook (rysunek 4, rysunek 5).

Rysunek 4. Zapytanie Post wysłane do Microsoft Graph

Rysunek 5. Odpowiedź Microsoft Graph z linkiem do dołączenia

Skoro działa w Microsoft Graph, to czemu nie przenieść tego rozwiązania do PowerAutomate? 😊

Proces tworzenia łącznika niestandardowego opisywałem już w artykule o generowaniu Zespołów Teams poprzez wykorzystując Flow (obecnie: PowerAutomate).

Proces tworzenia łącznika niestandardowego składa się z następujących etapów (rysunek 6):

  • Rejestracja aplikacji na portalu Azure
  • Uwierzytelnienie łącznika kluczem wygenerowanym podczas rejestracji
  • Stworzenie akcji jakie będą dostępne w naszym łączniku
  • Testy
  • Testy
  • Testy

Rysunek 6. Tworzenie łącznika niestandardowego

Proces tworzenia akcji najlepiej jest przeprowadzić korzystając z dokumentacji i z dostępnych tam reprezentacji JSON, wklejając je w kreatorze do sekcji „Importuj z próbki” (zob. Rysunek 7. i 8 .).

Rysunek 7 Tworzenie łącznika niestandardowego

Rysunek 8 Import z próbki

Po stworzeniu łącznika i  przetestowaniu jego działania możemy przejść do budowania prototypu naszego narzędzia.

Publikowanie

Pierwsza wersja udostępniona grupie testowej powstała w formularzu Forms. Dlaczego w Forms, a nie PowerApps?

Powód jest prosty: w wielu organizacjach, w których to rozwiązanie miałoby zostać zaimplementowane, użytkownicy nie mają przypisanych licencji na aplikacje PowerApps (zgodnie z wprowadzonymi zmianami w licencjonowaniu, niestandardowe łączniki wymagają posiadania licencji premium per aplikacja/per użytkownik, na użytkownika – szczegóły w dokumentacji). Prosty formularz z możliwością dodania konieczności zaakceptowania przez wybrane osoby w pełni zaadresuje i rozwiąże problem (rysunek 9).

Rysunek 9  Formularz planowania spotkania

Po utworzeniu formularza, dzięki któremu uzyskamy informacje od użytkowników, należy przejść do PowerAutomate i utworzyć przepływ. Składało się na niego będzie zbieranie informacji, tworzenie naszego spotkania i wysłanie informacji o spotkaniu do użytkownika (rysunek 10).

Tworząc nowy przepływ będziemy dysponowali nowo utworzonym łącznikiem (o takiej nazwie, jaką mu nadaliśmy w kreatorze tworzenia). Wystarczy wybrać odpowiednią akcję utworzenia spotkania.

Rysunek 10 Krok utworzenie spotkania

Rysunek 11. Krok utworzenie spotkania

Nasz przepływ składać się będzie z poniższych akcji:

  • Wyzwalacz : Forms – po przesłaniu nowej odpowiedzi
  • Akcja : pobierz szczegóły odpowiedzi
  • Akcja : TeamsWebScheduler
  • Akcja: Wyślij wiadomość e- mail

Otrzymujemy gotowy proces, który możemy następnie udostępnić użytkownikom. Wystarczy że użytkownik wypełni formularz (Rysunek 9), a PowerAutomate utworzy spotkanie o zadanych właściwościach i odeśle link wiadomością email.

Rysunek 12 Automatyczne wysyłanie wiadomości z linkiem do spotkania po wypełnieniu formularza

Plany rozwoju – dedykowana aplikacja w zasięgu ręki

Ta prosta akcja w PowerAutomate rozwiązuje problemy wielu organizacji związanych z planowaniem spotkań i może być wykorzystywana w wielu innych scenariuszach. W kolejnych etapach tworzenia narzędzia warto skupić się na dwóch aspektach: tworzeniu spotkania oraz na informowaniu użytkowników. Aby organizacja spotkania była jak najprostsza, można zmodyfikować przedstawione wyżej rozwiązanie w taki sposób, aby powstała aplikacja, która następnie będzie mogła zostać opublikowana w intranecie oraz w aplikacji PowerApps.

Zapowiada się ciekawie? Napisz do nas i zapytaj o możliwość wdrożenia finalnej aplikacji w Twojej organizacji!

Podziel się

Autor: Paweł Czarnecki

Paweł Czarnecki

Specjalista Office 365 | Trener | Konsultant

W ostatnich latach realizuje projekty związane z systemami do komunikacji. Wdraża, migruje, wprowadza dobre praktyki oraz realizuje programy adopcji nowych technologii w firmach. Ponadto uczestniczy w spotkaniach biznesowych dotyczących dalszego rozwoju platform i narzędzi komunikacyjnych. Jego ulubionymi tematami są projekty edukacyjne (szkolenia i warsztaty) dla użytkowników oraz administratorów z zakresu pracy z wykorzystaniem narzędzi, tj. Teams, Skype for Business, Exchange. Poszerza swoją wiedzę z obszaru IT, aby pomóc klientom w transformacji organizacji od tradycyjnego rynku do nowoczesnego Cloud Environment.

Jest przekonany, że bycie Inżynierem jest procesem, nie stanowiskiem.

Zespół: Cloud Productivity

Ostatnie artykuły autora

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Spotkania (Teams Meeting) doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś w ramach zespołu, ale co w sytuacji, gdy musimy zorganizować spotkanie ze zdecydowanie większą liczbą uczestników i chcemy zachować kontrolę nad nim? Paweł Czarnecki wyjaśnia, jak może nam pomóc Microsoft Teams.

Teams Web Scheduler

Teams Web Scheduler

Jak tworzyć spotkania, nie posiadając dostępu do programu Outlook i nie widząc ikony kalendarza w Microsoft Teams? Z pomocą przychodzi Teams WebScheduler. Paweł Czarnecki pokazuje krok po kroku, jak przygotować takie rozwiązanie.

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

Przeładowana skrzynka pocztowa? Z pomocą przychodzi APN Mail Archives. Aplikacja ta tworzy kopię wiadomości z serwera pocztowego oraz przetwarza zgromadzone elementy i odciąża skrzynki użytkowników dzięki politykom archiwizacji. Paweł Czarnecki objaśnia możliwości, jakie daje system do backupu i archiwizacji poczty.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania, oferowania i świadczenia usług, marketingu własnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request, offer and provision of services, own marketing in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]