Teams Web Scheduler

Tworzenie spotkań Microsoft Teams z wykorzystaniem PowerAutomate.

Możliwość organizowania spotkań online zadebiutowała w rodzinie produktów Microsoft wraz z pojawieniem się Lync 2010. Od tego czasu do chwili obecnej planowanie spotkania – początkowo w Lync i Skype for Business, a aktualnie w Teams – nie zmieniło się. Wystarczy otworzyć program Outlook, przejść do widoku kalendarza i kliknąć na ikonę nowe spotkanie (Rysunek 1 i 2).

W treści elektronicznego zaproszenia wszyscy adresaci zostaną poinformowani o terminie spotkania oraz otrzymają link umożliwiający dołączenie do niego (Rysunek 3).

Rysunek 3. Porównanie wygenerowanych linków do spotkań w Lync i Teams. Źródło zrzutu Lync:  Microsoft Lync 2010. Conferencing Quick Reference.

Użytkownicy korzystający z Lync (a później Skype for Business) nie  mogli planować spotkań z poziomu aplikacji (klienta) instalowanej na komputerze (stacji roboczej) czy na urządzeniu przenośnym. Spotkania można było zaplanować jedynie z poziomu klienta pocztowego Outlook, Outlook Web Application (OWA) lub poprzez stronę do planowania spotkań (dedykowaną dla osób, które nie posiadały klienta pocztowego lub przeglądarki obsługującej OWA).

Obecnie użytkownicy aplikacji Teams mogą planować spotkania z poziomu klienta instalowanego i przeglądarkowego.

Dygresja techniczna: skrzynka pocztowa użytkownika znajduje się na Exchange Online lub przechowywana jest na lokalnym Exchange oraz skonfigurowany został serwer hybrydowy Exchange. Dokładne wymagania w dokumentacji Microsoft.

Więcej o planowaniu spotkań pisałem w artykule pt. Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie.

W swojej pracy jako inżynier i konsultant rozwiązań Microsoft Teams często słyszę, że użytkownicy nie mają możliwości planowania spotkań Teams – np. brakuje im zakładki Kalendarz w aplikacji Teams albo nie mają licencji na program Outlook. Wynika to z faktu, że skrzynki użytkowników nie zostały przeniesione do Exchange Online lub nie został zainstalowany Exchange w wersji hybrydowej. Dodatkowo, użytkownicy nie posiadali licencji na aplikacje Outlook i z tego powodu użytkownicy nie mieli możliwości zaplanowania spotkania Online.

W związku z ostatnimi wydarzeniami na świecie, zmuszającymi organizacje do bardzo szybkiego uruchomienia Teams, zauważyłem że możliwość planowania spotkań w Teams dla wielu organizacji stała się wręcz koniecznością.

Stworzenie prototypu

Microsoft od momentu opublikowania dostępu do narzędzia Microsoft Graph oraz PowerAutomate (dawniej: Flow), umożliwił deweloperom i inżynierom tworzenie rozwiązań, które do tej pory wymagały dużych nakładów finansowych.

Starając się rozwiązać problem z brakiem możliwości planowania spotkań dla wspomnianych wyżej użytkowników, znalazłem odpowiednie zapytania w dokumentacji Microsoftu. Wysyłając odpowiednie zapytanie POST do Microsoft Graph i w sekcji body wiadomości podając informacje o Tytule i czasie spotkania, otrzymujemy zwrotnie link do dołączenia do spotkania – ten sam, który tworzy się w zaproszeniu w Outlook (rysunek 4, rysunek 5).

Skoro działa w Microsoft Graph, to czemu nie przenieść tego rozwiązania do PowerAutomate?

Proces tworzenia łącznika niestandardowego opisywałem już w artykule o generowaniu Zespołów Teams poprzez wykorzystując Flow (obecnie: PowerAutomate).

Proces tworzenia łącznika niestandardowego składa się z następujących etapów (rysunek 6):

• Rejestracja aplikacji na portalu Azure
• Uwierzytelnienie łącznika kluczem wygenerowanym podczas rejestracji
• Stworzenie akcji jakie będą dostępne w naszym łączniku
• Testy
• Testy
• Testy

Proces tworzenia akcji najlepiej jest przeprowadzić korzystając z dokumentacji i z dostępnych tam reprezentacji JSON, wklejając je w kreatorze do sekcji „Importuj z próbki” (zob. Rysunek 7. i 8 .).

Po stworzeniu łącznika i  przetestowaniu jego działania możemy przejść do budowania prototypu naszego narzędzia.

Publikowanie

Pierwsza wersja udostępniona grupie testowej powstała w formularzu Forms. Dlaczego w Forms, a nie PowerApps?

Po utworzeniu formularza, dzięki któremu uzyskamy informacje od użytkowników, należy przejść do PowerAutomate i utworzyć przepływ. Składało się na niego będzie zbieranie informacji, tworzenie naszego spotkania i wysłanie informacji o spotkaniu do użytkownika (rysunek 10).

Tworząc nowy przepływ będziemy dysponowali nowo utworzonym łącznikiem (o takiej nazwie, jaką mu nadaliśmy w kreatorze tworzenia). Wystarczy wybrać odpowiednią akcję utworzenia spotkania.

Nasz przepływ składać się będzie z poniższych akcji:

• Wyzwalacz : Forms – po przesłaniu nowej odpowiedzi
• Akcja : pobierz szczegóły odpowiedzi
• Akcja : TeamsWebScheduler
• Akcja: Wyślij wiadomość e- mail

Otrzymujemy gotowy proces, który możemy następnie udostępnić użytkownikom. Wystarczy że użytkownik wypełni formularz (Rysunek 9), a PowerAutomate utworzy spotkanie o zadanych właściwościach i odeśle link wiadomością email.

Plany rozwoju – dedykowana aplikacja w zasięgu ręki

Ta prosta akcja w PowerAutomate rozwiązuje problemy wielu organizacji związanych z planowaniem spotkań i może być wykorzystywana w wielu innych scenariuszach. W kolejnych etapach tworzenia narzędzia warto skupić się na dwóch aspektach: tworzeniu spotkania oraz na informowaniu użytkowników. Aby organizacja spotkania była jak najprostsza, można zmodyfikować przedstawione wyżej rozwiązanie w taki sposób, aby powstała aplikacja, która następnie będzie mogła zostać opublikowana w intranecie oraz w aplikacji PowerApps.

Zapowiada się ciekawie? Napisz do nas i zapytaj o możliwość wdrożenia finalnej aplikacji w Twojej organizacji!