Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych

Piotr Bieliński

Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych
6 lutego, 2019 Katarzyna Sobczak
Zapewnij pracownikom dostep do kontaktow firmowych z urzadzen mobilnych

Wykorzystaj potencjał synchronizacji

Podczas migracji między systemami pocztowymi lub komunikacyjnymi coraz większą, a niekiedy wręcz decydującą rolę odgrywają urządzenia mobilne. Powstają dedykowane, zaawansowane produkty do zarządzania urządzeniami mobilnymi. W poniższym tekście chciałbym się jednak skupić na jednej, aczkolwiek ważnej funkcjonalności, której brakuje użytkownikom Office 365 (Exchange Online) i Exchange on-premise. Mowa o synchronizacji kontaktów z książki adresowej organizacji (GAL – Global Address List) do kontaktów prywatnych.

APN InTouch – rozwiązanie dla Ciebie

Systemy Microsoft za pomocą protokołu Exchange ActiveSync potrafią zsynchronizować do urządzenia mobilnego prywatne kontakty, czyli te wprowadzone ręcznie przez użytkownika końcowego. Bardzo często pojawia się jednak pytanie o to, czy można zsynchronizować z telefonem kontakty z organizacji. Domyślnie Microsoft nie udostępnia takiej funkcjonalności w swoich systemach. Żeby osiągnąć taki efekt trzeba utworzyć ręcznie nowy kontakt lub skopiować kontakt z GAL-a do prywatnych kontaktów. Programiści z firmy APN Promise stworzyli narzędzie dla administratorów, które pozwoli Ci na synchronizację wybranych kontaktów dla wszystkich pracowników lub wybranych grup.

Wymagania, instalacja i konfiguracja

Wdrożenie APN InTouch polega na prostej instalacji oraz nieco bardziej skomplikowanej konfiguracji. Na początku jednak przedstawię wymagania wstępne.

    1. W Active Directory należy stworzyć konto dla aplikacji (np. srv_apnit) i nadać mu uprawnienia impersonifikacji. Procedura nadania uprawnień jest opisana w artykule pt. How to set impersonation rights manually.
    2. Następnie w Active Directory należy stworzyć dwie grupy: grupę źródłową (np. apnit-source), zawierającą użytkowników, którzy mają być dodani jako kontakty do książek adresowych użytkowników z drugiej grupy – docelowej (np. apnit-destination).

APN InTouch wymaga włączonej synchronizacji kont z lokalnego Active Directory do Azure AD w przypadku korzystania z Office 365.

Sama instalacji aplikacji jest prosta i nie będę jej tutaj przedstawiał. Na poniższych zrzutach ekranu omówię natomiast najważniejsze ustawienia konfiguracyjne:

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Exlusions

W zakładce Configuration > Exclusions można wskazać domeny, które mają zostać pominięte podczas synchronizacji oraz określić pola w Active Directory, które mają być pomijane.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Active Directory

W zakładce Configuration > Acvtive Directory określana jest domena zawierająca użytkowników podlegających synchronizacji oraz jednostka organizacyjna, która ma nie być synchronizowana. Ostanie ustawienie jest szczególnie przydatne np. w przypadku takich kontenerów jak Zarząd.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Exchange Server

Zakładka Configuration > Exchange Server służy do definiowania wersji używanego systemu Exchange oraz uprzednio stworzonego konta serwisowego aplikacji.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Synchronization

Sekcja Configuration > Synchronization pozwala zdefiniować ustawienia dotyczące częstotliwości synchronizacji oraz nazwę folderu, w którym będą synchronizowane kontakty z grupy źródłowej.

Jak widać na zdjęciu obok, zdefiniowana przeze mnie grupa APN InTouch pojawiła się jako osobny podfolder w folderze Twoje kontakty.

kontakty firmowe w moich kontaktach
synchronizacja kontaktów

Zakładka Groups to synchronize

W zakładce Groups to synchronize można określić grupę docelową i źródłową. Istotne jest to, że do jednej grupy docelowej można przypisać kilka grup źródłowych. Można też zdefiniować więcej niż jedno tego typu połączenie. Możliwe są zatem scenariusze, w których kontakty do działu księgowości są widoczne tylko dla administracji, natomiast kontakty do działu administracji są udostępniane wszystkim pracownikom.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Synchronized attributes

W sekcji Synchronized attributes wskazujemy atrybuty do synchronizacji oraz niestandardowe atrybuty, jeśli jest to konieczne.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Service Status

Ostatnim krokiem jest uruchomienie usługi odpowiedzialnej za synchronizację kontaktów. Można tego dokonać klikając Start w zakładce Service status.

To wszystko. Teraz pozostaje tylko powiadomić użytkowników końcowych, że mogą spodziewać się nowych kontaktów na telefonach.

Podsumowując, Aplikacja APN InTouch umożliwi Ci lepsze zarządzanie kontaktami w środowiskach z Exchange 2010 i wyższym oraz z Exchange Online (Office 365), ale tylko w przypadku synchronizacji tożsamości z lokalnym Active Directory.

Podziel się

Autor: Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Inżynier systemowy

Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Od dwóch lat w APN Promise, gdzie zajmuje się wdrażaniem i migracją usług komunikacyjnych. W wolnych chwilach pasjonat sportów wytrzymałościowych.

Zespół: Cloud Productivity

Ostatnie artykuły autora

Jak chronić dane wrażliwe w Microsoft 365

Jak chronić dane wrażliwe w Microsoft 365

Piotr Bieliński wyjaśnia czym są dane wrażliwe w rozumieniu Microsoft, jak można je chronić dzięki portalowi Security & Compliance oraz jaką rolę w tym procesie odgrywają typy danych. Krok po kroku pokazuje również jak stworzyć własny typ danych.

Zmiana sposobu logowania z federacji na uwierzytelnianie przekazywane

Zmiana sposobu logowania z federacji na uwierzytelnianie przekazywane

Piotr Bieliński przeprowadzi Cię krok po kroku przez proces planowania, przygotowania i wdrożenia zmiany polegającej na przejściu z ADFS na Pass-through Authentication w organizacji. Wyjaśnia również na co zwrócić szczególną uwagę i dlaczego testy są tak istotne.

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Piotr Bieliński i Monika Kubiak wyjaśniają w jaki sposób narzędzia IT usprawniają pracę w firmie i jak przeprowadzić wdrożenie, aby wykorzystać pełen ich potencjał. Podpowiadają również, jak zmierzyć efektywność tego procesu.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]