Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych

Piotr Bieliński

Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych
Luty 6, 2019 Katarzyna Sobczak
Zapewnij pracownikom dostep do kontaktow firmowych z urzadzen mobilnych

Wykorzystaj potencjał synchronizacji

Podczas migracji między systemami pocztowymi lub komunikacyjnymi coraz większą, a niekiedy wręcz decydującą rolę odgrywają urządzenia mobilne. Powstają dedykowane, zaawansowane produkty do zarządzania urządzeniami mobilnymi. W poniższym tekście chciałbym się jednak skupić na jednej, aczkolwiek ważnej funkcjonalności, której brakuje użytkownikom Office 365 (Exchange Online) i Exchange on-premise. Mowa o synchronizacji kontaktów z książki adresowej organizacji (GAL – Global Address List) do kontaktów prywatnych.

APN InTouch – rozwiązanie dla Ciebie

Systemy Microsoft za pomocą protokołu Exchange ActiveSync potrafią zsynchronizować do urządzenia mobilnego prywatne kontakty, czyli te wprowadzone ręcznie przez użytkownika końcowego. Bardzo często pojawia się jednak pytanie o to, czy można zsynchronizować z telefonem kontakty z organizacji. Domyślnie Microsoft nie udostępnia takiej funkcjonalności w swoich systemach. Żeby osiągnąć taki efekt trzeba utworzyć ręcznie nowy kontakt lub skopiować kontakt z GAL-a do prywatnych kontaktów. Programiści z firmy APN Promise stworzyli narzędzie dla administratorów, które pozwoli Ci na synchronizację wybranych kontaktów dla wszystkich pracowników lub wybranych grup.

Wymagania, instalacja i konfiguracja

Wdrożenie APN InTouch polega na prostej instalacji oraz nieco bardziej skomplikowanej konfiguracji. Na początku jednak przedstawię wymagania wstępne.

    1. W Active Directory należy stworzyć konto dla aplikacji (np. srv_apnit) i nadać mu uprawnienia impersonifikacji. Procedura nadania uprawnień jest opisana w artykule pt. How to set impersonation rights manually.
    2. Następnie w Active Directory należy stworzyć dwie grupy: grupę źródłową (np. apnit-source), zawierającą użytkowników, którzy mają być dodani jako kontakty do książek adresowych użytkowników z drugiej grupy – docelowej (np. apnit-destination).

APN InTouch wymaga włączonej synchronizacji kont z lokalnego Active Directory do Azure AD w przypadku korzystania z Office 365.

Sama instalacji aplikacji jest prosta i nie będę jej tutaj przedstawiał. Na poniższych zrzutach ekranu omówię natomiast najważniejsze ustawienia konfiguracyjne:

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Exlusions

W zakładce Configuration > Exclusions można wskazać domeny, które mają zostać pominięte podczas synchronizacji oraz określić pola w Active Directory, które mają być pomijane.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Active Directory

W zakładce Configuration > Acvtive Directory określana jest domena zawierająca użytkowników podlegających synchronizacji oraz jednostka organizacyjna, która ma nie być synchronizowana. Ostanie ustawienie jest szczególnie przydatne np. w przypadku takich kontenerów jak Zarząd.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Exchange Server

Zakładka Configuration > Exchange Server służy do definiowania wersji używanego systemu Exchange oraz uprzednio stworzonego konta serwisowego aplikacji.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Configuration-Synchronization

Sekcja Configuration > Synchronization pozwala zdefiniować ustawienia dotyczące częstotliwości synchronizacji oraz nazwę folderu, w którym będą synchronizowane kontakty z grupy źródłowej.

Jak widać na zdjęciu obok, zdefiniowana przeze mnie grupa APN InTouch pojawiła się jako osobny podfolder w folderze Twoje kontakty.

kontakty firmowe w moich kontaktach
synchronizacja kontaktów

Zakładka Groups to synchronize

W zakładce Groups to synchronize można określić grupę docelową i źródłową. Istotne jest to, że do jednej grupy docelowej można przypisać kilka grup źródłowych. Można też zdefiniować więcej niż jedno tego typu połączenie. Możliwe są zatem scenariusze, w których kontakty do działu księgowości są widoczne tylko dla administracji, natomiast kontakty do działu administracji są udostępniane wszystkim pracownikom.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Synchronized attributes

W sekcji Synchronized attributes wskazujemy atrybuty do synchronizacji oraz niestandardowe atrybuty, jeśli jest to konieczne.

synchronizacja kontaktów

Zakładka Service Status

Ostatnim krokiem jest uruchomienie usługi odpowiedzialnej za synchronizację kontaktów. Można tego dokonać klikając Start w zakładce Service status.

To wszystko. Teraz pozostaje tylko powiadomić użytkowników końcowych, że mogą spodziewać się nowych kontaktów na telefonach.

Podsumowując, Aplikacja APN InTouch umożliwi Ci lepsze zarządzanie kontaktami w środowiskach z Exchange 2010 i wyższym oraz z Exchange Online (Office 365), ale tylko w przypadku synchronizacji tożsamości z lokalnym Active Directory.

Podziel się

Autor: Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Inżynier systemowy

Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Od dwóch lat w APN Promise, gdzie zajmuje się wdrażaniem i migracją usług komunikacyjnych. W wolnych chwilach pasjonat sportów wytrzymałościowych.

Zespół: Communication & Collaboration

Ostatnie artykuły autora

Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych

Zapewnij pracownikom zawsze aktualną bazę kontaktów firmowych na urządzeniach mobilnych

Brak dostępu do aktualnych kontaktów doskwiera wielu organizacjom. Istnieje wprawdzie możliwość synchronizowania kontaktów prywatnych, czyli wprowadzanych ręcznie przez użytkowników, jak jednak zsynchronizować z telefonami pracowników kontakty z listy firmowej? Piotr Bieliński odpowiada na to pytanie.

Poznaj OneDrive – Wersjonowanie plików

Poznaj OneDrive – Wersjonowanie plików

Zdarzyło Ci się, że ktoś wprowadził niechciane zmiany lub usunął Twój tekst ze wspólnie przygotowywanego pliku? Straciłeś go bezpowrotnie, czy przeszukiwałeś skrzynkę pocztową w poszukiwaniu poprzedniej wersji dokumentu?

A gdyby tak kilkoma kliknięciami móc przywrócić usunięte akapity? Umożliwia to OneDrive! Piotr Bieliński i Paweł Czarnecki pokazują, jak to zrobić.

Poznaj OneDrive – Zaprzestanie synchronizacji

Poznaj OneDrive – Zaprzestanie synchronizacji

Zastanawiasz się, jaki będzie efekt zaprzestania synchronizacji folderów na komputerze z dyskiem w chmurze OneDrive? Czy dalej będziesz miał do nich dostęp? Sprawdź i zwolnij miejsce na dysku, będąc pewnym, że Twoje pliki są bezpieczne w chmurze!

Piotr Bieliński i Paweł Czarnecki pokazują, jak przestać synchronizować foldery i jaki przynosi to efekt.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!