Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Paweł Czarnecki

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie
25 maja, 2020 Katarzyna Sobczak
Aplikacja Microsoft Teams już na dobre zagościła w naszych organizacjach i obecnie stanowi podstawowe narzędzie do komunikacji. Dzięki możliwości rozszerzania jej funkcjonalności o dodatkowe aplikacje (wykraczające poza pakiet Office 365), pomaga użytkownikom efektywniej współpracować, prowadzić projekty i organizować spotkania. Możliwość dopasowania zawartości okna zespołu do indywidualnych potrzeb (np. dodawanie w postaci zakładek dokumentów, aplikacji Planner czy innych narzędzi zewnętrznych) wpłynęła na zmianę sposobu prowadzenia projektów.

Spotkania (Teams Meeting) doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś w ramach zespołu, pracować nad wspólnym projektem interdyscyplinarnym w ramach naszej organizacji, a nawet zaprosić do współpracy osoby spoza niej.

Czym cechuje się takie spotkanie? Przede wszystkim umożliwia współpracę – uczestnicy mogą swobodnie zabierać głos w dyskusji, wypowiadać się na czacie i prezentować ekran. Podczas standardowego spotkania Teams każdy uczestnik dołącza na równych prawach, a jego dane – takie jak imię i nazwisko czy adres mailowy – są widoczne dla wszystkich pozostałych. Jest to doskonała platforma do współpracy, a to jednocześnie oznacza, że w takim spotkaniu nie powinno brać udziału zbyt wielu uczestników. Jeśli na dodatek korzystają oni z możliwości włączenia kamer, jakość połączenia może spadać z uwagi na obciążenie łącza. Jak temu zapobiec?

Wyzwania dla Teams Meeting

Rozważmy sytuację, gdy pojawia się potrzeba zorganizowania dużego spotkania. Może w nim uczestniczyć kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób. Jak poradzić sobie z taką liczbą uczestników i zapewnić sobie kontrolę nad spotkaniem?

Spotkania zespołowe to z definicji miejsce, gdzie  każdy może zostać mówcą lub prezenterem. W przypadku spotkań wewnątrzfirmowych lub w zaufanym gronie możemy zaakceptować taką sytuację, co począć jednak planując dużą prezentację dla kilku podmiotów? Nie zawsze możemy pozostawić uczestnikom możliwość zabrania głosu czy rozpoczęcia prezentacji. Wówczas przydatne mogą być opcje spotkania, dzięki którym możemy zawęzić grono prezenterów lub zmienić ustawienia poczekalni (zobacz Rysunek 1).

Rysunek 1. Ustawienia spotkania Teams

To jednak nie rozwiązuje problemu nieoczekiwanego zabierania głosu przez osoby trzecie, nawet jeśli nie mają one uprawnień prezentera ani możliwości włączenia obrazu z kamery, który obciąży łącze.

Kolejne wyzwanie dotyczy bezpieczeństwa informacji – co w przypadku, gdy uczestnicy rozpoczną niekontrolowaną rozmowę na czacie? Mogą pojawić się niechciane wątki, nad którymi prezenterzy nie zdołają zapanować.

Bardzo istotnym problemem, szczególnie w dobie RODO i konieczności szczególnej dbałości o dane osobowe, jest widoczność danych. Dołączając do spotkania w Microsoft Teams automatycznie udostępniamy nasze dane – imię, nazwisko, a nawet adres mailowy – pozostałym uczestnikom. Widzą je oni na liście uczestników oraz w konwersacji.

Czy istnieje na to rada?

Rozwiązaniem są Zdarzenia na żywo. Gdy organizujemy spotkania, których celem jest głównie przekazanie informacji  bez aktywizowania uczestników lub chcemy zorganizować szkolenie typu webinarium, podczas którego zaproszone osoby nie powinny widzieć informacji o pozostałych członkach spotkania, powinniśmy skorzystać z opcji zorganizowania Zdarzenia na żywo. Jest to drugi rodzaj spotkania, dostępny w ramach rozwiązania Microsoft Teams (Rysunek 3).

Zdarzenia na żywo to planowane z wyprzedzeniem spotkania, które mogą trwać maksymalnie 4 godziny. Pozwalają one transmitować naszą prezentację nawet do 10 tysięcy uczestników. Dzięki wykorzystaniu tej formy spotkania, uczestnicy pozostają anonimowi (co jest duża zaletą, jeśli organizujemy spotkania z naszymi klientami czy partnerami albo otwarte szkolenia online), jednak w dalszym ciągu mogą korzystać z czatu. Różnica polega jednak na tym, że wiadomości przesyłane przez uczestników są widoczne jedynie dla prezenterów i to oni mogą podjąć decyzję o ich udostępnieniu dla wszystkich osób na widowni. Dzięki temu zachowują pełną kontrolę nad przepływem informacji.

Dobra praktyka: prowadząc zdarzenie na żywo, zaproś współpracownika i nadaj mu uprawnienia prezentera, aby mógł odpowiadać na pytania od uczestników. Podczas prowadzenia standardowego spotkania taka osoba również jest pomocna – pomaga np. wpuszczając osoby z poczekalni, odpowiada na pytania na chacie.

O ile tradycyjne spotkania w aplikacji Teams dzieją się dynamicznie, tu i teraz, Zdarzenia na żywo dają możliwość zatrzymywania i przewijania prezentowanych treści. Użytkownicy mogą śledzić przekaz na żywo, zatrzymać lub dowolnie go przewijać, aby ponownie odtworzyć wybrany fragment. Dzięki temu użytkownik może śledzić zawartość prezentacji w wygodnym dla siebie tempie, co jest szczególnie cenne w przypadku szkoleń. Co więcej, takie spotkania mogą być automatycznie nagrywane, co umożliwia późniejszą ich dystrybucję bez konieczności czasochłonnych edycji w celu usunięcia z pola widzenia danych uczestników.

Rysunek 2. Widok uczestnika

Techniczna dygresjamożliwość zatrzymywania i przewijania spotkania jest zapewniona dzięki przesyłaniu prezentowanej zawartości na serwery Microsoft (usługą Stream ) i udostępnianiu jej uczestnikom z kilkudziesięciosekundowym opóźnieniem. Buforowanie strumienia wideo i audio niweluje ewentualne opóźnienia i zmiany opóźnienia (jitter) prezentowanej treści, na który jesteśmy narażeni w przypadku standardowego spotkania i jego nagrywania.

Więcej informacji o usłudze Stream znajdziesz w moim artykule pt. Microsoft Stream.

Rysunek 3. Planowanie spotkania

Producenci, prezenterzy i uczestnicy

Jak już pewnie zauważyłeś, spotkania na żywo oferują odmienne uprawnienia dla innych grup uczestników. Tworząc spotkanie decydujesz komu nadać rolę Producenta i Prezentera.

Producent zyskuje możliwość rozpoczynania i kończenia spotkania, czuwa nad jego przebiegiem i przekazuje głos poszczególnym Prezenterom. Ci z kolei prowadzą prezentacje, podobnie jak miało to miejsce podczas zwykłego spotkania w Teams. Co ważne, jeśli chcesz samodzielnie zorganizować spotkanie na żywo, nic nie stoi na przeszkodzie – Producent może być jednocześnie Prezenterem.

Samo prowadzenie spotkania w roli Producenta nie odbiega zbytnio od prowadzenia standardowego spotkania. Dużą zmianą jest natomiast widok dwóch ekranów, na których zobaczysz podgląd treści, którą chcesz przekazywać w dalszej kolejności oraz tej aktualnie wyświetlanej uczestnikom (Rysunek 4).

Istotna zmiana dotyczy również sposobu zapraszania na wydarzenia na żywo – o ile w spotkaniu Teams wystarczyło doprosić kogoś do spotkania lub udostępnić mu widoczny w kalendarzu link, o tyle w zdarzeniach na żywo dla uczestników tworzony jest dedykowany link. Jest on widoczny w ustawieniach spotkania.

Więcej informacji o tworzeniu spotkania w Teams znajdziesz w artykule pt. Planowanie spotkania w aplikacji Teams na stronie Microsoft.

Rysunek 4. Prowadzenie spotkania

Oba przedstawione rodzaje spotkań w aplikacji Teams posiadają swoje zalety i wady. Wybierając odpowiedni typ spotkania powinieneś pamiętać o celu, któremu ma ono służyć i wymaganiach uczestników, ale również rozważyć, czy występują jakieś zalecenia w zakresie kontroli nad komunikacją pomiędzy uczestnikami.

W tabeli 1 zebrano porównanie wybranych właściwości obu spotkań:

Tabela 1 Porównanie rodzaju spotkań Teams

  Spotkanie Teams Zdarzenie na żywo
Miejsce utworzenia Aplikacja Teams/Outlook/API Aplikacja Teams
Ilość odbiorców 350 ( zwiększono z 250) 10 000
Długość Trwania N/A (Długość trwania spotkania w kalendarzu) Do 4h
Maksymalna ilość prezenterów N/A ( zakładam 350)
250
Widoczność uczestników Pełna lista zaproszonych i dołączonych do spotkania osób Prezenter i producent widzą tylko listę prezenterów i producentów. Lista uczestników jest do pobrania po spotkaniu.
2 Możesz mieć do 250 prezenterów i producentów w spotkaniu na żywo, ale tylko ostatnich 10, którzy się wypowiadali pojawi się na liście.

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Jeśli wcześniej korzystałeś z opcji tworzenia spotkań Broadcast Meeting dla Skype dla Firm Online, możesz zauważyć wiele podobieństw w obu platformach 😉 W tabeli 2 przedstawiłem wybrane właściwości spotkań Skype Meeting BroadCast i Teams Live Meeting:

Tabela 2 Porównanie SfB Broadcast Meeting i Zdarzenia na żywo

 

  Broadcast Meeting (SfB Online) Zdarzenie na żywo
Ilość odbiorców 10 000 10 000
Długość trwania 4h 4h
Maksymalna liczba prezenterów 10 (tylko tylu z 250 możliwych zostanie zaprezentowanych na liście) 10 (tylko tylu z 250 możliwych zostanie zaprezentowanych na liście)
Ilość jednoczesnych takich spotkań per tenant Office365 15 15 (w których uczestniczy producent)
Klient usługi Windows Windows i Mac
Możliwość doproszenia prezentera podczas spotkania Tak Nie
Prezenter może dołączyć przez przeglądarkę lub urządzenie mobilne Tak Nie
Prezenter może wdzwonić się PSTN na spotkanie Nie Tak
Prezentowanie ekranu Nie Tak
Współdzielenie dźwięków systemowych w trakcie prezentacji ekranu Nie Tak

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Wymagania licencyjne

Przy okazji omawiania tego rodzaju spotkań należy zaznaczyć jakie są wymagania licencyjne, w ramach których możemy skorzystać ze Zdarzeń na żywo:

Użytkownik, który planuje takie spotkanie musi posiadać następujące licencje:

  • Office 365 Enterprise E1, E3 lub E5 lub wersję edukacyjną Office 365 A3 lub A5
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Stream

Uczestnicy, którzy chcą dołączyć do spotkania jako zalogowani użytkownicy muszą posiadać licencję na Microsoft Teams. Producentami i prezenterami mogą być tylko osoby uwierzytelnione.

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Tabela 3 zawiera informacje odnośnie do wsparcia wybranych przeglądarek:

 

Tabela 3 Wsparcie wybranych przeglądarek

Przeglądarka Wykonywanie połączeń i prezentacji Spotkania
Internet Explorer 11 Brak wsparcia Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwaniany

Wideo – brak wsparcia

Udostępnianie ekranu – tylko przychodzące

Microsoft Edge RS2 lub nowsza Pełne, bez możliwości udostępniania ekranu Pełne wsparcie bez możliwości udostępniania ekranu
Microsoft Edge – Chromium wsparcie dla dwóch wersji wstecz Pełne wsparcie Pełne wsparcie
Google Chrome wsparcie dla dwóch wersji wstecz Pełne wsparcie Pełne wsparcie
Firefox wsparcie dla dwóch wersji wstecz Brak wsparcia Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwaniany należy się dodatkowo wdzwonić telefonem.

Wideo – brak wsparcia

Udostępnianie ekranu – tylko przychodzące

Safari 11.1+ Brak wsparcia Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwaniany

Wideo – brak wsparcia

Udostępnianie ekranu – tylko przychodzące

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Rysunek 5. Komunikat o możliwości wdzwonienia się na spotkanie z przeglądarki Firefox, Safari, Internet Explorer

Podziel się

Autor: Paweł Czarnecki

Paweł Czarnecki

Specjalista Office 365 | Trener | Konsultant

W ostatnich latach realizuje projekty związane z systemami do komunikacji. Wdraża, migruje, wprowadza dobre praktyki oraz realizuje programy adopcji nowych technologii w firmach. Ponadto uczestniczy w spotkaniach biznesowych dotyczących dalszego rozwoju platform i narzędzi komunikacyjnych. Jego ulubionymi tematami są projekty edukacyjne (szkolenia i warsztaty) dla użytkowników oraz administratorów z zakresu pracy z wykorzystaniem narzędzi, tj. Teams, Skype for Business, Exchange. Poszerza swoją wiedzę z obszaru IT, aby pomóc klientom w transformacji organizacji od tradycyjnego rynku do nowoczesnego Cloud Environment.

Jest przekonany, że bycie Inżynierem jest procesem, nie stanowiskiem.

Zespół: Cloud Productivity

Ostatnie artykuły autora

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Spotkania (Teams Meeting) doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś w ramach zespołu, ale co w sytuacji, gdy musimy zorganizować spotkanie ze zdecydowanie większą liczbą uczestników i chcemy zachować kontrolę nad nim? Paweł Czarnecki wyjaśnia, jak może nam pomóc Microsoft Teams.

Teams Web Scheduler

Teams Web Scheduler

Jak tworzyć spotkania, nie posiadając dostępu do programu Outlook i nie widząc ikony kalendarza w Microsoft Teams? Z pomocą przychodzi Teams WebScheduler. Paweł Czarnecki pokazuje krok po kroku, jak przygotować takie rozwiązanie.

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

APN Mail Archives – archiwizacja skrzynek pocztowych Exchange

Przeładowana skrzynka pocztowa? Z pomocą przychodzi APN Mail Archives. Aplikacja ta tworzy kopię wiadomości z serwera pocztowego oraz przetwarza zgromadzone elementy i odciąża skrzynki użytkowników dzięki politykom archiwizacji. Paweł Czarnecki objaśnia możliwości, jakie daje system do backupu i archiwizacji poczty.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]