Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Piotr Bieliński, Monika Kubiak

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki
2 lipca, 2019 Katarzyna Sobczak
Zwiększenie efektywności współpracy

Na pytania odpowiadają: Piotr Bieliński – Inżynier Systemowy i Monika Kubiak – Marketing Lead z APN Promise S.A.

Jakie narzędzia IT standardowo pracownik posiada na swoim stanowisku pracy, ale ich nie wykorzystuje?

Jakkolwiek to zabrzmi, doświadczenie pokazuje, że użytkownicy jeszcze za rzadko korzystają z aplikacji, które niesamowicie ułatwiają komunikację i współpracę, co przyspiesza nasze działania, a tym samym skraca drogę realizacji projektów. Konkretnie warto wskazać dwie aplikacje wchodzące w skład pakietu Office 365, czyli OneDrive i Teams – ich rola w pracy zespołowej czy projektowej jest nieoceniona, a wpływ na produktywność – ogromny.

Na czym polega ich specyfika? W czym są lepsze od np. e-maila?

Trudno stwierdzić, że są lepsze, ale stanowią jego doskonałe uzupełnienie lub mogą go zastąpić w szczególnych przypadkach. Mail powinien pełnić rolę czysto informacyjną, podczas gdy nowoczesne aplikacje idą dalej – przede wszystkim ułatwiają pracę zespołową. Na przykład One Drive umożliwia nam prostą wymianę plików – tu możemy edytować plik wspólnie z innymi osobami w czasie rzeczywistym. Z kolei w aplikacji Teams możemy konwersować jako zespół, współpracować na plikach i rozszerzać o inne aplikacje z pakietu Office 365, a także o rozwiązania zewnętrzne. Oba produkty przyspieszają pracę zespołową, ułatwiają komunikację, wyszukiwanie informacji, przydzielanie zadań, terminową realizację. Jeśli porównamy do tego działanie w środowisku wielowątkowej korespondencji mailowej ze sporą grupą osób na liście adresatów, do tego połączonej z przesyłaniem kolejnych wersji plików jako załączniki, to wnioski nasuwają się same. Wszystko, co usprawnia nam pracę i ułatwia życie jest po prostu mile widziane.

Jak spółka powinna przygotować się do wdrożenia takich narzędzi?

Przede wszystkim powinny zostać przeprowadzone szkolenia w każdej możliwej formie, czy to stacjonarnej czy online (webinary, instrukcje, quick guides). Trzeba zapewnić dobre materiały szkoleniowe, ale też atrakcyjne formuły szkoleń. Grupą, która obowiązkowo powinna znać dane narzędzia, są oczywiście administratorzy i pracownicy wsparcia IT. Kolejna grupa to pracownicy. W małych i średnich firmach nie stanowi to problemu. Jeśli jednak mówimy o większych organizacjach, gdzie mamy do czynienia z setkami, a nawet tysiącami użytkowników, to warto rozważyć szkolenia w systemie kaskadowym. Najpierw technologia trafia do grupy użytkowników, którzy mają największy potencjał adopcji narzędzia. Z tej grupy tworzymy zespół ambasadorów nowych technologii, którzy niosą dalej do firmy wiedzę i umiejętność korzystania z danego narzędzia. Proces wdrożenia narzędzi przyjmuje wtedy zaplanowany proces adopcji technologii. Wysiłek włożony w nauczenie się nowych technologii przekłada się potem na realne korzyści dla pracowników i firmy.

Ile czasu zajmuje wdrożenie takich narzędzi?

Kiedyś instalacja oprogramowania była procesem stałym, jednorazowym, wymagającym później jedynie aktualizacji. Dziś mamy do czynienia z transformacją i nowoczesnym środowiskiem chmury, a  tu wdrożenia są niezwykle dynamiczne. Powodem jest ciągła ewolucja technologii opartych o chmurę. Żyjemy w czasach, w których ciągle musimy się uczyć. Samo wdrożenie jest szybkim procesem, natomiast na efektywnie przeprowadzony proces adopcji nowej technologii wraz ze szkoleniami, trzeba przeznaczyć szacunkowo kilka miesięcy. Oczywiście wszystko też zależy od skali i procesów w organizacji.

Czy powinno się wdrażać takie narzędzia w firmach o zróżnicowanej strukturze wieku pracowników?

Zdecydowanie tak. Nasze obserwacje pokazują, że starsi pracownicy są tak samo, a może nawet bardziej, ciekawi nowych technologii i chętnie uczą się nowych narzędzi. Nie spotkaliśmy się z sytuacją, w której zróżnicowana struktura wiekowa pracowników była wyzwaniem czy przeszkodą dla firmy technologicznej w realizacji projektu wdrożeniowego.

Jakie wymierne korzyści można osiągnąć z wdrożenia tych narzędzi?

Korzyści możemy podzielić na dwie grupy. Pierwsza to optymalizacja zasobów IT, a w tym zmniejszenie zajętości serwerów, „odchudzenie” skrzynek mailowych i uwolnienie przestrzeni serwerowej. Realne oszczędności oraz usprawnienie pracy działów wsparcia IT stają się faktem. Są to wymierne korzyści dla zarządzających IT. Do tej grupy warto też zaliczyć korzyści związane z bezpieczeństwem danych.

Ale to nie wszystko. Druga grupa korzyści dotyczy zdrowego funkcjonowania firmy. Jeżeli firma korzysta z wprowadzonych technologii, to zyskuje ogromną szansę na zwiększenie kooperacji między pracownikami, zespołami, działami czy w grupie spółek. Narzędzia pomagają zwiększać efektywność komunikacji, podnosić skuteczność pracy projektowej, ulepszyć obieg informacji. I tu też bezpośrednim skutkiem mogą być spore oszczędności – mniej spotkań, mniej podróży służbowych, mniej maili, na które trzeba odpowiedzieć, a także mniej nieporozumień. Poprawa tzw. miękkich czynników dzięki technologii może odgrywać kolosalne znaczenie w zwiększeniu efektywności całej firmy.

Jakie zmiany implikuje wdrożenie takich narzędzi?

Otwarcie firmy na nowoczesne narzędzia oparte na chmurze to niezbędny krok prowadzący do cyfryzacji organizacji, a co za tym idzie do postępu. Dzięki chmurze o wiele łatwiej przebiega rozwój technologiczny całej firmy i adopcja kolejnych rozwiązań. A nowoczesna firma to taka, która utrzymuje dobre tempo działania w turbulentnych czasach.

Czy wdrożenie narzędzi dokonuje się naprawdę? Jak można mierzyć efektywność, stan migracji do nowych narzędzi?

Firma informatyczna daje narzędzia i instrukcje jak z nich korzystać, natomiast to, czy wdrożenie dokonuje się naprawdę, to już zależy od samej firmy. Dajemy dobrze wyposażoną wędkę i pełne szkolenie jak jej używać, wspieramy wiedzą i doświadczeniem jak optymalizować wykorzystanie posiadanych narzędzi. Dalej wszystko jest w rękach firmy.

Jak można mierzyć rezultaty po wdrożeniu? Przede wszystkim w ciągu kilku miesięcy warto sprawdzić ilu użytkowników i w jakim stopniu korzysta z nowych technologii. Office 365 dostarcza narzędzia analizy i raportowania na temat wykorzystywania technologii (ile osób korzysta z danego narzędzia, ile wykonano akcji, ile danych jest przechowywanych np. na OneDrive).  Ważną rolę odgrywają menedżerowie – jeśli sami szybko zaczynają korzystać z nowych technologii, to dają dobry przykład pracownikom. Wdrożenie nowych narzędzi IT  zawsze niesie za sobą zmiany , ale warto zachęcać i motywować do stosowania  innowacyjnych rozwiązań.

Podziel się

Autor: Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Piotr Bieliński

Inżynier systemowy

Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Od dwóch lat w APN Promise, gdzie zajmuje się wdrażaniem i migracją usług komunikacyjnych. W wolnych chwilach pasjonat sportów wytrzymałościowych.

Zespół: Cloud Productivity

Ostatnie artykuły autora

Jak chronić dane wrażliwe w Microsoft 365

Jak chronić dane wrażliwe w Microsoft 365

Piotr Bieliński wyjaśnia czym są dane wrażliwe w rozumieniu Microsoft, jak można je chronić dzięki portalowi Security & Compliance oraz jaką rolę w tym procesie odgrywają typy danych. Krok po kroku pokazuje również jak stworzyć własny typ danych.

Zmiana sposobu logowania z federacji na uwierzytelnianie przekazywane

Zmiana sposobu logowania z federacji na uwierzytelnianie przekazywane

Piotr Bieliński przeprowadzi Cię krok po kroku przez proces planowania, przygotowania i wdrożenia zmiany polegającej na przejściu z ADFS na Pass-through Authentication w organizacji. Wyjaśnia również na co zwrócić szczególną uwagę i dlaczego testy są tak istotne.

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Piotr Bieliński i Monika Kubiak wyjaśniają w jaki sposób narzędzia IT usprawniają pracę w firmie i jak przeprowadzić wdrożenie, aby wykorzystać pełen ich potencjał. Podpowiadają również, jak zmierzyć efektywność tego procesu.

Skontaktuj się z autorem

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Autor: Monika Kubiak

Monika Kubiak

Monika Kubiak

Marketing Lead

Specjalizuje się w marketingu B2B. Jako Marketing Lead wspomaga zespół inżynierów APN Promise w propagowaniu nowoczesnych technologii wspierających efektywność i rozwój biznesu firm.

Ostatnie artykuły autora

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Piotr Bieliński i Monika Kubiak wyjaśniają w jaki sposób narzędzia IT usprawniają pracę w firmie i jak przeprowadzić wdrożenie, aby wykorzystać pełen ich potencjał. Podpowiadają również, jak zmierzyć efektywność tego procesu.

Zarejestruj się i przetestuj APN Meeting Room

Wypróbuj system rezerwacji sal w praktyce, na Twojej infrastrukturze.
Wersja demonstracyjna umożliwia Ci instalację oprogramowania na 3 urządzeniach.

Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. drogą elektroniczną
Chcę otrzymywać treści marketingowe od A.P.N. Promise S.A. telefonicznie

Administratorem danych osobowych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. z siedzibą w Warszawie. Kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@promise.pl. Podane dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji żądania oraz oferowania i świadczenia usług, marketingu produktów i usług własnych oraz przeprowadzenia ankiet i oceny satysfakcji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres niezbędny dla realizacji celów oraz w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu dostarczenia treści marketingowych środkami komunikacji elektronicznej lub za pomocą urządzeń telefonicznych.

Przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być podmioty lub osoby obsługujące administratora w zakresie w zakresie hostingu, komunikatorów internetowych, usług IT, księgowości, archiwizacji. Więcej informacji w Polityce Prywatności oraz Regulaminie.

Register and test the APN Meeting Room booking system.

Registering and installing the trial version you are allowed to install the software on 3 devices.

I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. electronically
I want to receive marketing content from A.P.N. Promise S.A. by phone

The data controller of personal data collected using the form is A.P.N. Promise S.A. with its registered office in Warsaw. Contact with the person responsible for the personal data protection is possible via following e-mail address: iodo@promise.pl. The given data shall be processed to the extent necessary to carry out specified request in accordance with art. 6(1)(b) of GDPR and to the extent necessary for the correct realization of the request and offer and provision of services, own product and services marketing and conducting surveys and satisfaction ratings in accordance with art. 6(1)(f) of GDPR for the period necessary to achieve the purposes and in the event of consent in accordance with art. 6(1)(a) of the GDPR to provide marketing content by electronic means or by telephone devices.

You have the right to request access to your personal data, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to processing, the right to transfer data and the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office in Poland. Providing data is voluntary but necessary for the realization of the above-mentioned purposes. Recipients of data may be entities or persons servicing the data controller in the field of hosting, instant messengers, IT services, accounting, archiving. More information in the Privacy Policy and Regulations.

Cybersecurity w obszarze zarządzania zasobami oprogramowania

Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i bezpłatnie porozmawiamy o Twoim poziomie cyberbezpieczeństwa w obszarze SAM.

 

Administratorem danych gromadzonych z wykorzystaniem formularza jest A.P.N. Promise S.A. Podane przez Ciebie dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do podjęcia kontaktu lub realizacji określonego żądania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez okres niezbędny dla realizacji Twojego zgłoszenia. Wszelkie informacje w zakresie przetwarzania podanych przez Ciebie w formularzu danych oraz posiadanych uprawnieniach znajdziesz w Polityce prywatności. Kliknij i dowiedz się więcej jeżeli informacje podane powyżej nie są dostatecznie jasne!

Zostaw adres mailowy i nie przegap kolejnego szkolenia!

[contact-form-7 404 "Not Found"]