Zgodność z RODO i porządek w danych osobowych

Jak 4 Data Management usprawni pracę w Twojej firmie?

System umożliwia sprawne zarządzanie kluczowymi dla firmy danymi, takimi jak informacje o klientach, dostawcach, czy produktach. Zapewnia też ich sprawną wymianę pomiędzy systemami. Zyskujesz pewność, że dane są zawsze aktualne, a tworzone na ich podstawie raporty są wiarygodne.

4Data Management cele przetwarzania

4Data Management pozwoli Ci poradzić sobie z powszechnie spotykanymi w organizacjach problemami. Wśród nich kluczowe są:

Problem z szybkim wyszukaniem danych. Dane są rozproszone w różnych systemach i trudno do nich dotrzeć. Pracownicy marnują czas, ręcznie wyszukując informacje w każdym systemie z osobna.

Niepewność, czy znalezione dane są aktualne. Dane mogą być niespójne i aktualizowane tylko w jednym z systemów. Konieczne staje się ich porównywanie i wybieranie jednej wersji ilekroć chcesz z nich skorzystać.

Ryzyko podejmowania decyzji w oparciu o błędne lub niekompletne dane. Przesłanie faktury na zły adres, niewłaściwa cena lub podjęcie kluczowej decyzji na podstawie nierzetelnych informacji mogą być kosztowne.

Koszty i ryzyko biznesowe wynikające z niewystarczającej jakości i wiarygodności danych. Trudno mieć zaufanie do danych gromadzonych i aktualizowanych przypadkowo, bez ściśle określonych procedur i polityk.

Problem z zagregowaniem danych z wielu systemów w celu przygotowania raportów i brak zaufania ze strony menedżerów do wyników prowadzonych w firmie analiz.

Trudnościami ze sprawną obsługą procesów i zapytań RODO oraz nieustanną weryfikacją zgodności z prawem.

Korzyści z wdrożenia 4Data Management dla Twojej organizacji

4 Data Management zapewnia pełną kontrolę nad danymi, niezależnie od ilości systemów źródłowych. Umożliwia ich szybkie pobieranie, sortowanie, analizowanie i raportowanie wyników. Korzystając z 4 Data Management masz pewność, że wszyscy Twoi pracownicy mają dostęp do aktualnych danych i są w zgodzie z wymaganiami RODO.

Efekty działania 4Data Management zaobserwujesz natychmiast po wdrożeniu. Dzięki naszemu autorskiemu systemowi zyskasz:

Szybki dostęp do informacji i najważniejszych danych w firmie: o klientach, dostawcach, produktach, danych osobowych. Podejmiesz jeszcze lepsze decyzje i w pełni wykorzystasz wszystkie posiadane informacje.

Pewność, że dane we wszystkich systemach są aktualne. 4Data Management śledzi, porównuje oraz aktualizuje dane zgodnie ze zdefiniowanymi politykami. Zyskasz pewność, że w każdym systemie są one spójne.

Uporządkowanie danych – system zidentyfikuje duplikaty i zlikwiduje rozbieżności w danych w różnych systemach. Umożliwi to efektywne prowadzenie biznesu, bez zbędnego ryzyka i zaoszczędzenie cennego czasu.

Standaryzacja – wymuszenie określonego formatu i reguł sprawdzania poprawności danych podniesie jakość danych i ułatwi podejmowanie trafnych decyzji.

Śledzenie zmian i kontrola dostępu – system zapewni prosty dostęp do historii zmian każdego rekordu w systemach zewnętrznych. Zyskasz pełną kontrolę nad dostępem i możliwością wprowadzania zmian w danych.

Łatwość tworzenia raportów uwzględniających dane z wielu systemów. Menedżerowie zyskają pewność, że raporty i wyniki analiz są wiarygodne i oparte o rzetelne informacje.

Sprawne udzielanie odpowiedzi, zarządzanie zgodami Klientów oraz nieustanna weryfikacja zgodności przetwarzania z prawem w module RODO. Twoja firma będzie gotowa na zapytania oraz ewentualną kontrolę.

4Data Management profile

Kluczowe funkcjonalności 4 Data Management

Nowoczesny, przyjazny interfejs użytkownika

z możliwością szybkiego wyszukiwania danych. Dzięki temu Twoi pracownicy bez problemu poradzą sobie z obsługą systemu.

Definiowanie reguł sprawdzania poprawności

i ujednolicanie danych z wielu systemów. Otrzymasz przyjazne, czytelne zestawienia, prezentowane w spójnym formacie.

Automatyzacja procesów związanych z RODO

Nie zaskoczy Cię żadne pytanie dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Możliwość szybkiej integracji z dowolnym systemem IT

w organizacji lub poza nią (np. Office 365). Zyskujesz pewność, że system dopasuje się do Twojej infrastruktury.

Określanie zasad propagowania zmian pomiędzy systemami

w oparciu o zdefiniowane polityki. Po nadaniu odpowiedni uprawnień system automatycznie aktualizuje przestarzałe rekordy.

Kontrola nad usuwaniem rekordów z wszystkich systemów

Usuwając dane z centralnej bazy, usuwasz je również ze wskazanych systemów powiązanych

Historia zmian dowolnego rekordu

Rejestrowanie informacji o autorze, dacie i zakresie zmian zapewnia pełną rozliczalność operacji.

Hierarchizacja

4Data Management umożliwia definiowanie hierarchii w oparciu o dane z wybranego systemu źródłowego. Dzięki temu możliwe jest odwzorowanie np. hierarchii pracowników lub listy produktów wraz z ich wariantami.

Kontrola uprawnień dostępu do danych

Posiadasz pełną kontrolę nad dostępem do danych dzięki nadawaniu uprawnień.

Moduł RODO – zapewnij Twojej firmie zgodność z przepisami

Zautomatyzuj generowanie odpowiedzi, pracę z rejestrem czynności przetwarzania i nadawanie upoważnień pracownikom

zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych osobowych 4Data Management

System 4 Data Management Standard lz modułem RODO pełni funkcję centralnego Hubu danych osobowych. Dane pozostają w systemach źródłowych, ale są dodatkowo przesłane do 4 Data Management za pomocą API. Hub wie jakie dokładnie dane osobowe są przetrzymywane w każdym z systemów i zna dokładną historię zmian.

Kluczowe elementy modułu RODO to:

Aktualne, szybko dostępne informacje o tym, w których systemach jakie dokładnie dane osobowe przechowujemy.

Realizacja wymogu prowadzenia rejestru czynności przetwarzania – cele przetwarzania, podstawy przetwarzania, polityki retencji, kategorie danych.

Historia wszystkich zmian w danych osobowych. Zapewnienie pełnej rozliczalności operacji (art. 5 RODO), także w odniesieniu do operacji wykonywanych na rejestrze.

Realizacja wymogu stworzenia i prowadzenia katalogu zgód oraz zarządzanie zgodami udzielonymi organizacji przez właściciela danych osobowych.

Moduł Private Data Dashboard, umożliwiający na życzenie klienta wgląd do profilu danych osobowych wraz z podstawami przetwarzania, wyrażonymi zgodami i możliwością edycji / pobrania swoich danych.

Powiązanie systemów IT z konkretnymi czynnościami przetwarzania, umożliwiające automatyczne generowanie odpowiedzi na zapytania związane z prawami osób.

Pewność realizacji wymogu posiadania pisemnych upoważnień do czynności przetwarzania dla pracowników.

Łatwość realizacji prawa do bycia zapomnianym, możliwość anonimizacji danych osobowych.

 

Przebieg wdrożenia – uporządkuj dane w organizacji

Dzięki wdrożeniu 4Data Management zapewnisz swojej organizacji wysoką jakość, aktualność i łatwość odnalezienia danych podstawowych wykorzystywanych przez różne systemy w organizacji.

Klienci powiedzieli, że 4Data Management gwarantuje centralizacje ujednolicenie automatyzacje danych osobowych

Połączmy Twoje potrzeby z naszym doświadczeniem i pasją do technologii

APN Promise logo
APN Promise

Od ponad 25 lat tworzymy rozwiązania IT dla biznesu w oparciu o najnowsze technologie. Przeprowadzamy firmy przez proces cyfrowej transformacji w ujęciu praktycznym.

Bazując na zdobytym doświadczeniu i codziennej pracy z firmami ze wszystkich sektorów i branż gospodarki, nasz zaangażowany zespół doradza sprawdzone i użyteczne rozwiązania informatyczne, szyte na miarę potrzeb naszych klientów.

Dodatkowo, oferujemy szereg usług w modelu CSP.

Poznaj naszą firmę

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Skontaktuj się z nami!